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GLOSARIO

 

Calificación de riesgo que indica alta calidad crediticia, fortaleza en los factores de protección, y riesgo modesto. Puede variar ligeramente en forma ocasional por las condiciones económicas.

Calificación de riesgo que indica la más alta calidad crediticia. Los factores de riesgo son prácticamente inexistentes.

Es la facultad de promover un proceso ejecutivo para hacer efectivo el derecho dinerario incorporado en un documento representativo de mercaderías o dinero. (Artículos 781 a 783 del Código de Comercio).

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada.

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Acto mediante el cual el deudor de la factura o cuenta de cobro acepta de manera expresa su contenido por escrito, colocando en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico, la fecha de radicación, nombre, identificación y firma del deudor, su representante legal o autorizado.

Aceptación irrevocable del deudor que se configura por su silencio ante el contenido de la factura o cuenta de cobro, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su radicación.

Cámara de compensación automatizada que permite el intercambio de transacciones entre diferentes entidades financieras.

Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad.

El costo de cada publicación impresa o digital debe incluir los costos directos relacionados al proceso editorial de la obra (mano de obra, materiales directos, materiales y suministros, servicios contratados) según el caso, los costos indirectos (aquellos que intervienen en el desarrollo del proceso editorial) y los costos de distribución, propuestos por el comité editorial. Estos costos deben estar debidamente justificados y soportados con la correspondiente Orden de Compra, Orden de Servicios o Resolución para ser incluidos en el formato de Acta de Costos establecido para tal fin. 

Es el documento en el que se deja constancia del estado y las condiciones en que contratista entrega a la entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y del recibo a satisfacción de estos por parte de la Universidad; puede incluir salvedades sobre asuntos menores de la ejecución del contrato.

Es el documento suscrito entre el interventor y/o supervisor y el contratista, en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual se inicia la ejecución de las actividades objeto del contrato (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se deja constancia los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Documento suscrito por  el ordenador del gasto, el contratista y el interventor / supervisor mediante el cual se formaliza el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato u orden contractual, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.

Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, mediante el cual acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del contrato, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, conveniencia de las partes o interés público y las condiciones para su reiniciación. Este tipo de acta solo aplica para Contratos previa aprobación del Comité de Contratación respectivo.

Formato que se  utiliza como soporte para el ingreso y asignación de responsable de aquellos bienes que producto del análisis del área de  Inventarios o quien haga sus veces determinen que no están registrados en el SGF – QUIPU.

Soporte documental derivado de una visita de observación física, que refleja el estado y las modificaciones o actualizaciones a la información o atributos de los bienes. 

Se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a las clases IV y V a que hace referencia el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Conjunto de bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que, por su naturaleza, pueden realizarse o consumirse en un período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general. También se conoce como activo circulante. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)

Son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: a) usar un bien para prestar servicios, b) ceder el uso para que un tercero preste un servicio, c) convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, d) beneficiarse de la revalorización de los recursos, o e) recibir una corriente de flujos de efectivo. (Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, 2015, pag. 8)

Son los activos que se tienen con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso la Universidad pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión. (aplica para la sede Bogotá con los bienes en arrendamiento como el Hospital universitario y el edificio del Banco Popular).

Recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la entidad tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 69)

Son los activos que mantiene la Universidad con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, a través del uso del activo, la Universidad no pretende generar rendimientos en condiciones de mercado.

Manifestación de voluntad proferida por autoridad competente, para producir efectos jurídicos, que se dicta en ejercicio de la función pública. 

Es el conjunto de operaciones destinadas a renovar los datos de la formación catastral «mediante la revisión de los elementos físico y jurídico del Catastro y la eliminación en el elemento económico de las disparidades originadas por cambios físicos, variaciones de uso o de productividad, obras públicas, o condiciones locales del mercado inmobiliario» (Artículo 88 de la Resolución 2555788 del IGAC).

Operación generada en el SGF – QUIPU, para reflejar los movimientos contables (créditos, débitos) y el saldo final en un periodo determinado.

Es el acuerdo de voluntades suscrito entre un deudor y la universidad cuyo objeto está orientado a reestructurar el pago de una obligación dineraria, a efecto de mejorar las condiciones de pago del deudor.

Es el instrumento mediante el cual la Universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar el pliego de condiciones integrando con estos un solo documento. Dichas modificaciones se deben dar a conocer a los posibles oferentes de manera oportuna, a través del mismo medio en que se dio a conocer el pliego de condiciones (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el incremento en el valor de una orden contractual o contrato.

Montos que incrementan las apropiaciones presupuestales inicialmente asignadas en una vigencia fiscal.

Contrato de mandato en el cual el contratista, por cuenta y riesgo del contratante, se encarga de la ejecución de su objeto, como único responsable de los subcontratos que celebre. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Usuario responsable de asignar, llevar el control y hacer seguimiento a los códigos de servicios en el módulo administrativo de PSE.

Usuario con la facultad de habilitar  las cuentas bancarias para manejo de recaudos a través de PSE y de registrar, ante la entidad bancaria, las cuentas recaudadoras en las que la Universidad Nacional de Colombia recibe ingresos a través de PSE.

Usuario que tiene acceso a todas las consultas de transacciones, conciliación, logs de usuario e información básica de la Universidad, con que cuenta el módulo administrativo PSE.

Usuario que tiene acceso a todas las consultas de transacciones, conciliación, registros de usuario e información básica de la Universidad, con que cuenta el módulo administrativo PSE.

Usuario con facultad de crear servicios y asignar usuarios de consulta en la plataforma eCollect a nivel de Sedes.

Ejecución presupuestal llevada a cabo por los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación, a través de la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal del compromiso, obligación y pago.

Personas jurídicas cuyo objeto social principal es el ejercicio es el agenciamiento aduanero para lo cual deben obtener autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

Las agencias de viajes son aquellas empresas comerciales, constituidas por personas naturales o jurídicas, y que, debidamente autorizadas, se dediquen profesionalmente al ejercicio de actividades turísticas dirigidas a la prestación de servicios, directamente o como intermediarios entre los viajeros y proveedores de los servicios. En Colombia las agencias de viajes se clasifican en: Agencias de Viajes y Turismo, Agencias de Viajes Operadoras y Agencias de Viaje Mayoristas.

Persona jurídica inscrita ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuyo objeto social incluye las siguientes actividades: coordinar y organizar embarques, consolidar carga de exportación o des consolidar carga de importación y emitir o recibir del exterior los documentos de transporte propios de su actividad. (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

Modificación o alteración de circunstancias de hecho, con posterioridad a la celebración del contrato de seguros, que aumentan la posibilidad de ocurrencia o peligrosidad de un evento, considerado como riesgo.

Proceso mediante el cual se suman algebraicamente los saldos y movimientos contables de las diferentes empresas de la Universidad, del mismo periodo, con el fin de generar saldos agregados y presentarlos a la Contaduría General de la Nación, y a otros usuarios que lo requieran.

Proceso mediante el cual se suman algebraicamente los saldos y movimientos contables de las diferentes empresas de la Universidad, del mismo periodo, con el fin de generar saldos agregados y presentarlos a la Contaduría General de la Nación, y a otros usuarios que lo requieran.
 

Persona natural o jurídica especializada en seguros, quien a petición del asegurador, pero en forma independiente, elabora informes sobre el origen de los daños y pérdidas de los bienes asegurados y las circunstancias en que ocurrieron, su naturaleza, cuantía y el monto indemnizable a la luz del contrato de seguro. (Cfr. Código de Comercio Legis, Supra 5422)

Entorno operacional real del software (formas, servidores de aplicaciones y bases de datos), con el cual realiza su operación diaria la Universidad.

Entorno controlado que se usa para desarrollar y mantener soluciones o nuevas funcionalidades del software, protegiendo   la seguridad e integridad del sistema y del ambiente de producción. El ambiente de prueba contiene copias de todos los programas y bases de datos existentes en una Sede de la Universidad

1. Cobertura o extensión de la obligación de observar o aplicar el Nuevo Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

2. En el CHIP, cada uno de los grupos de entidades contables públicas en los que se segmenta el Catálogo General de Cuentas.

Asignación de rangos del Catálogo General de Cuentas de la CGN, a entidades públicas según la actividad que desarrolla.

 

Distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al cumplimiento de las actividades propias del cometido estatal. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Asociación Colombiana de Agencias de Viaje y Turismo. Entidad sin ánimo de lucro y carácter gremial que representa, defiende y promociona los intereses generales del turismo y de las Agencias de Viajes.

Monto pagado o recibido por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio que no ha sido prestado. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación.

Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato.  (cfr. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional).

Corresponde a la asunción de compromisos dentro de la respectiva vigencia fiscal que inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre. 

Es un registro en el SGF-QUIPU que permite anular el valor total de los CDPS y Registros Presupuestales, devolviendo la totalidad de los recursos al presupuesto dejando el documento en estado anulado sin que se pueda utilizar en otra ejecución.. (cfr. División Nacional de Gestión Presupuestal)

Montos de las apropiaciones presupuestales que son suspendidos temporalmente para su ejecución.

Aplicativo desarrollado para convertir los archivos de remesas en formato txt, con el fin de hacerlos compatibles con Universitas XXI. 

Corresponden a aportes de la nación para la financiación de los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda, inversión y para atender la concurrencia del pasivo pensional. Igualmente, refiere los aportes provenientes del orden departamental, municipal y otros que gestione la Universidad Nacional de Colombia para su normal funcionamiento y desarrollo, cuya naturaleza jurídica definida por la autoridad competente no sea la de contribución parafiscal.

Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

Servidor público que tiene la responsabilidad de aprobar los procesos de pagos previamente creados por el preparador. También puede tener funciones de consulta de movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades.  

Son autorizaciones máximas de gastos incluidas en el presupuesto de la Universidad para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada vigencia estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contraacreditarse.

Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.

Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o de los documentos existentes, en un momento determinado, con el fin de establecer controles internos respecto al manejo de los recursos o de procedimientos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Persona natural o jurídica que en sí misma o en sus bienes o intereses económicos está expuesta al riesgo. Aquél sobre cuya cabeza o bienes van a recaer las consecuencias del siniestro (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

Persona jurídica que, constituida con arreglo a lo ordenado por la legislación vigente y la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, asume las consecuencias dañosas producidas por la realización del evento cuyo riesgo es objeto de cobertura a cambio de la percepción de un precio determinado llamado prima. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos.

Estado de conservación física de un bien durante su tiempo de uso, identificable como bueno, malo, regular, inservible, obsoleto, entre otros. 

Actividad realizada por el auditor que consiste en ejercer la función de revisión de la información, los procesos, las operaciones o el cumplimiento de las leyes, y demás normas, principios y procedimientos de una entidad con el fin de emitir una opinión relacionada con la observación o revisión realizada. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Proceso de revisión adelantado por la dependencia que evalúa las facturas presentadas por parte de los prestadores de servicio de salud a UNISALUD, para establecer la calidad de la atención médica que reciben los pacientes, y que da como resultado las conformidades o no conformidades (glosas) en algunos de los pagos.

Se refiere a la competencia del jefe de dependencia o director de proyecto, a quienes se les asigna un presupuesto determinado para su ejecución con cargo a un área de responsabilidad, para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal y los trámites administrativos para la constitución del compromiso.

Es el mecanismo mediante el cual se garantiza el cumplimiento a satisfacción de los compromisos adquiridos para el giro de los recursos a los beneficiarios del pago. La autorización de pago será responsabilidad de los servidores públicos que establezca la normativa interna de la Universidad y junto con el ordenador del gasto serán solidaria y fiscalmente responsables del pago efectuado sin el lleno de los requisitos legales.

Servidor público que, desempeñando las funciones de director de área de gestión o de proyecto, tiene la competencia técnica para avalar la afectación de un rubro determinado en el presupuesto. 

Servidor público que tiene la responsabilidad de autorizar las órdenes de pago de los egresos que se efectúen a través de las diferentes áreas de Tesorería y que afecten el presupuesto general de la  Universidad, así como de aquellos pagos de recursos de terceros que solamente hacen tránsito en la Tesorería

Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación

Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario

Fijación y fases de formación, actualización y conservación Según el artículo 2° del Decreto 3496 de 1986 (reglamentario de la Ley 14 de 1983), el catastro es «el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.

Un avalúo comercial es una investigación profesional que busca establecer el precio en el mercado de un inmueble, mediante el cual se puede lograr el intercambio justo para ambas partes (comprador y vendedor) de una propiedad en una negociación.

Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios

Obligación de informar por escrito a la aseguradora sobre la ocurrencia del evento o siniestro asegurado (Cfr. Creación propia).

Por las características particulares de las actividades académicas que lleva a cabo la Universidad la baja puede darse por los siguientes motivos; Muerte accidental, Sacrificio para aprovechamiento, Sacrificio para fines docentes y/o científicos, Sacrificio por malas condiciones de los animales, Venta, Canje, Donaciones y traspaso. RESOLUCIÓN 0299 DE 2005.

Estructura de un estado financiero previo que presenta de forma detallada la información de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden y cuentas de presupuesto y tesorería, es decir a nivel de cuenta auxiliar; así mismo, agrupa la información a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta, con corte a una fecha determinada o durante un período según el estado financiero de que se trate.

Estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)

Registro contable y sistemático en el cual se presentan todas las transacciones, pagos y operaciones de financiamiento que ha realizado un país con los otros países durante un lapso determinado.

Suma de dinero que debe reposar de manera permanente en las cajas recaudadoras de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de facilitar el cambio de dinero en las transacciones de recaudo en efectivo que se llevan a cabo.

Persona natural o jurídica designada en la póliza por el asegurado como titular de los derechos indemnizatorios que en dicho documento se establecen, en caso de ocurrencia de un riesgo cubierto. En algunos casos el beneficiario coincide con el tomador del seguro, como en los seguros de daños.  

(1) Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. En comercio exterior se refiere a aquellos bienes, productos o mercancías clasificables en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. 

 

En comercio exterior se refiere a aquellos bienes, productos o mercancías clasificables en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero. 

Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio (Cfr. Gestión de Bienes)

Activo no transable destinado para el uso y goce de todos los habitantes de un territorio, orientado a generar bienestar social. Como por ejemplo calles, plaza, puentes y parques.(cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Bienes que se gastan o consumen por el primer uso que se hace de ellos, o dentro de un período corto de tiempo.

Aquellos recibidos sin el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizado de manera permanente en desarrollo de las funciones propias de la universidad, con independencia del plazo pactado para la restitución. Este bien se reconoce como propiedad planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno general (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, y que, desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados. 

Bien no ubicado tras el procedimiento de verificación de existencia y estado de bienes, cuando se han agotado todos los mecanismos de búsqueda y de cruce de la información.

Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su naturaleza no es posible trasladar o transportar de un lugar a otro.

Bien que ya ha cumplido con la función principal para la cual fue adquirido o que ha perdido utilidad para la Universidad, siendo susceptible únicamente de traspaso a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, destrucción, permuta o dación en pago.

Bien que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no es útil para la finalidad a la cual estaba destinado. No puede ser reparado, reconstruido o mejorado tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico y/o a que tal inversión resultaría onerosa para la Universidad.

Bien inmaterial o sin apariencia física que pueda identificarse y controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria debe ser confiable. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)

Bien que por su naturaleza se puede trasladar de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales, sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. (cfr. Código Civil, art. 2408)

Bien que al momento de ejecutar la verificación de existencia y estado de los bienes, no fue encontrado en poder del responsable a quien le había sido asignada su tenencia y custodia.

Bien que, a pesar de encontrarse en buen estado físico, mecánico y técnico, ha quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos, o cuyo desempeño es insuficiente para el volumen, velocidad y complejidad de la labor exigidos.

Bien de propiedad de la Universidad Nacional de Colombia, cuya propiedad no ha sido formalizada con el título o documento soporte idóneo.(cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Es todo bien clasificable en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (definición Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

Bien que se encuentra en poder de un funcionario o contratista a quien no le ha sido asignada su tenencia y custodia.

En comercio exterior se refiere a aquellos que son clasificables en el Arancel de Aduanas, son susceptibles de ser transportados y están sujetos a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

Productos tangibles e intangibles generados por la Universidad y que son susceptibles de venta.

Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su naturaleza no es posible trasladar o transportar de un lugar a otro.

Representan el valor de los bienes que han sido obtenidos por la entidad contable pública mediante procesos de transformación, explotación, cultivo o construcción y se encuentran disponibles para la venta, suministro gratuito o a precios económicamente no significativos.

Comprobante de compra vendido anticipadamente a dependencias de la Universidad Nacional de Colombia, a través de ATI y mediante el cual el portador puede retirar publicaciones por el valor del mismo. El comprobante tiene medidas de seguridad como son firma del Tesorero de la Editorial y sello seco.

Comprobante de compra vendido anticipadamente, mediante el cual el portador puede retirar publicaciones por el valor del mismo. El comprobante tiene medidas de seguridad como son firma del Administrador de las librerías de la Universidad Nacional de Colombia y sello seco. 

Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones.

La caducidad se define como la extinción del derecho a la acción por el transcurso del tiempo. (cfr. Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, 2006).

  • *Cobro judicial: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de interponer e impulsar acciones jurídicas o demandas ante los despachos judiciales competentes del país para la recuperación de los valores adeudados, bajo las condiciones establecidas en la ley.
  • *Cobro jurídico coactivo:  Consiste en la facultad que tiene la Universidad de cobrar directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines institucionales. Este tipo de cobro se rige por la Resolución 141 de 2007 de Rectoría o las normas que la complemente, adiciones, modifiquen o subroguen. Esta modalidad de cobro no aplica para el préstamo estudiantil o préstamo beca, de acuerdo a lo establecido en la mencionada norma.

Fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

Instalación física en la Universidad Nacional de Colombia, en la que se dispone de recursos humanos para realizar el recaudo de recursos, mediante diversos medios de pago, tales como: efectivo, cheque de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta débito o crédito.

Representa el valor presente de los pagos futuros que la entidad responsable deberá realizar a sus pensionados actuales, o a quienes hayan adquirido derechos, de conformidad con las condiciones definidas en las disposiciones legales vigentes por concepto de pensiones y cuotas partes de pensiones. También corresponde al valor de las pensiones futuras, es decir, al valor presente de los pagos futuros que la entidad deberá realizar a favor del personal activo una vez este consolide su derecho pensional.

Opinión profesional que produce una agencia calificadora de riesgo sobre la capacidad del emisor para pagar el capital y los intereses de sus obligaciones en forma oportuna.

Procedimiento mediante el cual se liberan recursos por la anulación de las reservas presupuestales y cuentas por pagar cuando desaparece la obligación. Al cierre de la vigencia fiscal se convierten en recursos del balance disponibles que se pueden incorporan al presupuesto para atender nuevos gastos. 

Se entiende por la acción proveniente del banco tendiente a sancionar al titular por el mal manejo de  su cuenta corriente, terminando de esta manera unilateralmente el contrato.

Es un registro en el SGF-QUIPU que permite cancelar el valor de los saldos de los CDPs y Registros Presupuestales que no se utilizaron, devolviendo parcialmente los recursos al presupuesto, dejando el documento en estado autorizado para seguir con su  ejecución. (cfr. División Nacional de Gestión Presupuestal)

Es el conjunto de los derechos adquiridos a favor de la Universidad en desarrollo de sus actividades misionales y demás actividades realizadas. 

Se refiere a deudas a favor de la Universidad que son objeto de depuración y cancelación en los Estados Financieros.

Deudas a favor de la Universidad respecto a las cuales se han agotado los recursos de la etapa de cobro persuasivo para su recuperación y a pesar de ello se persiste en el no pago; por lo que pueden ser objeto de cobro jurídico, en sede coactiva o judicial.

Deudas a favor de la Universidad que no son pagadas en el plazo establecido y que pueden ser objeto de cobro persuasivo, gestión que se concibe como el conjunto de las actividades tendientes a la obtención del pago inmediato y voluntario de la obligación vencida.

Deudas a favor de la Universidad cuyo plazo de pago no ha vencido y que pueden ser objeto de cobro preventivo, gestión que se concibe como el conjunto de actividades que se adelantan con el objeto de obtener el pago oportuno de las obligaciones.

Es el procedimiento mediante el cual se depuran los Estados Financieros cancelando la cartera incobrable

Documento que contiene la relación clasificada y codificada de los bienes y servicios que adquiere la Universidad Nacional de Colombia.

Elemento del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, empleado por entidades de gobierno para efectos de registro y reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación, en el cual se define la estructura, descripción y dinámica de las cuentas.

Elemento del Marco Normativo para Entidades de Gobierno del Régimen de Contabilidad Pública que define la estructura, descripción y dinámica de las cuentas.

Conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones, entre otros, de los bienes y servicios de uso común o de uso en obras que contratan las entidades estatales para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado

Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal.

Instrumento de captación de ahorro nominal, de libre negociación. Puede ser emitido por los bancos comerciales, compañías de financiamiento comercial y por las corporaciones financieras, y su plazo de vencimiento puede ir desde 30 días hasta más de 360 días. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

 Es una entidad que recopila información sobre la situación crediticia general e histórica, positiva y negativa de los clientes de cada entidad, y que se pone a su servicio, previa autorización escrita y voluntaria del usuario.

Es el acto jurídico por el cual un contratista (cedente) transfiere a una persona natural o jurídica (cesionario) la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado. La cesión también podrá operar para los casos en los cuales sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad al contratista, durante el período de ejecución de la orden contractual o contrato. Dicho acto solo procederá previa autorización expresa y escrita de la Universidad, y en cualquier caso, el cesionario deberá ostentar superiores o similares capacidades, calidades y habilidades por las cuales fue seleccionado el contratista cedente.

Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Título valor de contenido crediticio que, como el cheque corriente, contiene una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero con la característica especial de que el importe de ese valor se provisiona previamente según pacto realizado con el cliente y con cargo a las dependencias del establecimiento bancario que ha librado el título valor. (cfr. Concepto Superbancaria 97047900-2 del 16 de diciembre de 1997)

Aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades públicas y que tienen las características descritas en la ley 1 de 1980.

Las aerolíneas penalizan las múltiples reactivaciones o creación de nuevas reservas manteniendo la misma ruta y fechas de viaje. A partir de la tercera reserva o reactivación para el mismo viajero, ruta y fecha se genera el cargo.

Estipulación plasmada dentro de una minuta de una orden contractual o contrato que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del acuerdo de voluntades celebrado.

Facultad de la Universidad o en general del tenedor de un título valor, para declarar anticipadamente el vencimiento de una obligación a causa del incumplimiento por parte del deudor, exigiendo el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido. Dicha cláusula deberá estar explícita en el contenido del titulo valor (Cfr. Resolución 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Se les conoce también como cláusulas exorbitantes, y son estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir al contratante, prerrogativas especiales diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares, obedecen a la situación de subordinación de los particulares frente al Estado, en el entendido de que es éste el representante y garante del interés general. Sólo se pactaran y harán efectivas en las condiciones específicamente previstas en la normatividad vigente.

Compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Es también sinónimo de seguro (estar garantizado es igual que estar asegurado) o de capital asegurado (la garantía de la póliza es igual que el capital asegurado por ella). (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

Facultad que tiene la Universidad de cobrar directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines institucionales

Consiste la facultad que tiene la Universidad de promover y adelantar una serie de mecanismos de carácter jurídico para la recuperación de los valores que le son adeudados, una vez se han agotado las gestiones de cobro persuasivo definidas en el Reglamento Interno de Cartera y en los procedimientos, criterios y lineamientos definidos por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario para el manejo de los aspectos relativos a la cartera de préstamo estudiantil y/o préstamo beca.  El cobro jurídico será ejercido por la Dirección Jurídica Nacional, las Oficinas Jurídicas de sede o quienes hagan sus veces en las sedes o Unidades Especiales, los abogados externos o las firmas de cobranza contratados para tales efectos, según corresponda. El cobro Jurídico puede ser:

  • *Cobro jurídico coactivo:  Consiste en la facultad que tiene la Universidad de cobrar directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines institucionales. Este tipo de cobro se rige por la Resolución 141 de 2007 de Rectoría o las normas que la complemente, adiciones, modifiquen o subroguen. Esta modalidad de cobro no aplica para el préstamo estudiantil o préstamo beca, de acuerdo a lo establecido en la mencionada norma.
  • *Cobro judicial:Consiste en la facultad que tiene la Universidad de interponer e impulsar acciones jurídicas o demandas ante los despachos judiciales competentes del país para la recuperación de los valores adeudados, bajo las condiciones establecidas en la ley.

Corresponde al conjunto de actividades tendientes a obtener el pago inmediato y voluntario de la obligación vencida por parte del deudor, según las condiciones, oportunidades, plazos y responsables definidos en el Reglamento Interno de Cartera y en los procedimientos, criterios y lineamientos definidos por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario para el manejo de los aspectos relativos a la cartera de préstamo estudiantil y/o préstamo beca.

Código bancario que sirve para identificar a las instituciones financieras ante el Banco de la Reserva Federal y ante otros bancos de Estados Unidos.

Código asignado a un servicio específico en función de la dependencia que ofrece dicho servicio, y la modalidad del mismo.

Código que identifica una cuenta bancaria determinada, así como el país, la entidad financiera, y la oficina de procedencia de la misma. Se trata de un estándar del Comité Europeo de Estándares Bancarios.

Código asignado a un servicio específico en función de la dependencia  que ofrece dicho servicio y la modalidad del mismo.

Código de identificación bancaria utilizado fundamentalmente para facilitar las transferencias internacionales de dinero. También conocido como código ISO 9362 o BIC.

Gastos derivados de los servicios prestados por transacciones bancarias.

Es la capacidad legal que tiene un servidor público para comprometerse en nombre de la Universidad.

Documento en el cual se resumen las operaciones económicas de la entidad contable pública y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

Soporte de contabilidad que respalda los pagos realizados y que registra la fecha, el beneficiario, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la contabilidad, la afectación presupuestal, así  como las firmas del pagador y del beneficiario del pago.

Asunción de un gasto de la Universidad en cumplimiento de su función misional, con un proveedor o tercero  en desarrollo de un objeto especifico, el cual deberá ser pagado como remuneración por los bienes y/o servicios entregados o prestados; así como todas las obligaciones concernientes a las transferencias de ley y aquellos actos administrativos que causen erogación del presupuesto. Compromiso: Actos realizados por las entidades públicas que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos, los cuales deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. 

Sigla utilizada en SGF – QUIPU para denominar los contratos. 

Para efectos del presente instructivo, hace referencia al análisis jurídico concluyente que realiza la oficina jurídica respectiva y que permite verificar la imposibilidad del recaudo de las deudas con base en las causales de castigo de cartera definidos en el Reglamento Interno de Cartera. El concepto jurídico se incorpora en la Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo o Evaluación Costo - Beneficio”. 

Proceso mediante el cual se evalúan y verifican las especificaciones o características técnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por los oferentes, para determinar si se adecuan a las directrices técnicas y a los requerimientos institucionales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la tesorería tiene registrados, en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Actividad que deben realizar mensualmente las áreas de Contabilidad y Almacén e Inventarios, para comparar los saldos mensuales de los registros de la Gestión de Bienes de cada una de las áreas, identificando las posibles diferencias y las soluciones para corregirlas.

Términos establecido en el título valor, que son fácilmente comprobables porque están por escrito, entre los que se encuentran: la fecha de emisión del título, fecha de vencimiento, nombre o razón social del titular, valor del título, periodicidad, tasa de interés a la cual se va a pagar el  título, entre otros

Impedimento que tiene un servidor público para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

Documento no negociable ni representativo de propiedad que se expide a solicitud de un depositante y en el cual se certifica sobre los títulos que un depositario tiene depositados. 

Monto de apropiación disponible que es reducido de un nivel rentístico del ingreso, de un rubro presupuestal del gasto o de ambos.

Intermediario financiero con quien la Universidad Nacional de Colombia realiza la operación de tesorería o inversión.

Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, que suscribe un contrato estatal.

Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie.

Contrato en el que una de las partes se obliga a conceder el goce un bien y la otra se obliga a pagar por este goce un precio determinado

El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes (comodante) entrega gratuitamente a la otra (comodatario) un bien para que la otra parte haga uso del mismo por cierto tiempo y se la devuelva después de terminar el uso.

Contrato en el cual una parte (vendedora) se obliga a la transferencia de la propiedad de un bien y la otra (compradora) a pagar por ella cierto precio

Por el contrato de consignación o estimatorio una persona, denominada consignatario, contrae la obligación de vender mercancías de otra, llamada consignante, previa la fijación de un precio que aquél debe entregar a éste. El consignatario tendrá derecho a hacer suyo el mayor valor de la venta de las mercancías y deberá pagar al consignante el precio de las que haya vendido o no le haya devuelto al vencimiento del plazo convenido, o en su defecto, del que resultare de la costumbre.

Contratos referidos a la elaboración de estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. En este tipo de contratospredomina el componente intelectual, ya que en la ejecución del contrato predomina construcción y elaboración de ideas o conceptos técnicos que implican el manejo y dominio de técnicas o conocimientos especializados en ciertos temas

Por este contrato el propietario o autor de una obra literaria, artística, científica o didáctica, se obliga a entregarla a un editor que se compromete a publicarla mediante su impresión gráfica y propagarla, por su cuenta y riesgo, con el nombre del autor o el seudónimo que éste indique.

Es un contrato de consultoría celebrado por la Universidad con una persona natural o jurídica para que en razón a su conocimiento especializado o experiencia en el área del objeto contractual realice el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de una orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Contrato celebrado para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea el tipo de intervención física (según lo estipulado en la Parte I. Definiciones del Manual de Convenios y Contratos), la modalidad de ejecución, o la forma de pago.

Contrato para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la Universidad. Dentro de este tipo de contratos están: los contratos de prestación servicios profesionales, técnicos, asistenciales y de apoyo a la gestión suscritoas con personas naturales, y los contratos de servicios de mantenimiento o reparación de equipos y vehículos, de transporte, entre otros. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. No generan relación laboral.

Es un acuerdo de voluntades entre una persona denominada asegurador que asume el riesgo que le traslada otra persona llamada tomador, quien se compromete a pagar una prima al asegurador por dicho aseguramiento.

Es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Es usado para la adquisición de bienes y servicios, que por su naturaleza, cantidad o complejidad deben entregarse y pagarse parcialmente, los cuales no podrán exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se adquieren por medio de esta modalidad de contrato son: papelería, alimentos, aseo y cafetería, medicamentos, materiales para reparación y mantenimiento, reactivos y materiales de laboratorio, entre otros. 

Es aquel que impone a las partes prestaciones sucesivas en el transcurso del tiempo (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más entidades públicas, en el cual una de las entidades recibe contraprestación por el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Acuerdo de dos o más voluntades tendiente a la producción de efectos jurídicos queridos por las partes y que para efectos del presente reglamento se considera título que presta mérito ejecutivo junto con el acto administrativo que impone la obligación (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Son los acuerdos de voluntades mediante los cuales la Universidad recibe en calidad de préstamo recursos en moneda legal o extranjera, obligándose a su pago y cancelación al momento del vencimiento del plazo. Estos contratos se regirán por el Estatuto Nacional de Contratación Pública y las disposiciones que lo modifiquen, complementen o sustituyan.

Son los acuerdos de voluntades que se celebran con el fin de fijar las condiciones de oferta o propuesta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, o para la determinación de tarifas para la prestación de servicios de salud, durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas, sin comprometer recursos presupuestales.La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un contrato de negociación global de precios, permitirá a la Universidad adquirir los bienes y servicios ofrecidos a través de órdenes contractuales o contratos en los mismos términos de la delegación contractual, y en las mismas condiciones previstas en el contrato de negociación global de precios, para cuya celebración no se requerirá procesos de selección adicionales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación.

Son los gravámenes establecidos por la ley con carácter obligatorio, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio de la Universidad Nacional de Colombia. El manejo, administración y ejecución de estos recursos se hará exclusivamente en la forma dispuesta en la ley que los crea y se destinarán sólo al objeto previsto en ella, lo mismo que los rendimientos y excedentes financieros que resulten al cierre del ejercicio contable.

Esquema de seguridad en el cual se requiere la intervención de dos personas autorizadas para llevar a cabo una operación.   

Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicos de cooperación mutua, para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio común. Los convenios podrán materializarse mediante acuerdos, memorandos, actas o cartas de entendimiento.

Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos determinados de cooperación; estos acuerdos generalmente surgen de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de este cuando haya la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado.

Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación y se ejecutan a través de convenios específicos.

Es la ayuda que se entrega para apoyar el desarrollo económico y social de países en desarrollo, mediante la transferencia de tecnologías, conocimientos, habilidades o experiencias por parte de países u organizaciones multilaterales. 

Es un aporte en dinero definido por ley que corresponde a una parte del valor del servicio y tiene como finalidad ayudar a financiar el sistema de seguridad social en salud.

Es una copia que ha sido reconocida por notario público o por los Secretarios General, de Sedes y de Facultades de la Universidad, que da fe respecto a que su contenido es exactamente igual al original que reposa en los archivos de la Universidad, que corresponde en su contenido y en su forma. 

Es la persona que está vinculada con las aseguradoras para la promoción de los servicios que ofrecen a los asegurados o personas que demandan estos servicios. Normalmente operan con varias compañías para ofrecer la mejor alternativa a sus clientes.

El costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo.

El costo de reposición para un activo no generador de efectivo, está determinado por el costo en el que la Universidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente. El costo de reposición corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El costo de reposición es un valor de entrada observable y específico para la entidad. Según este criterio, los activos se miden por los recursos que se tendrían que sacrificar para reponer un activo que proporcione el mismo potencial de servicio o los beneficios económicos del activo existente. El costo de reposición refleja la situación específica de un activo para la entidad. Por ejemplo, el costo de reposición de un vehículo es menor para una entidad que usualmente adquiere un número muy elevado de vehículos en una única transacción y es, regularmente, capaz de negociar descuentos que para una entidad que compra vehículos individualmente. Dado que las entidades usualmente adquieren sus activos por los medios más económicos disponibles, el costo de reposición refleja los procesos de adquisición o construcción que la entidad sigue generalmente. Aunque en muchos casos, la sustitución más económica del potencial de servicio será comprando un activo que sea similar al que se controla, el costo de reposición se basa en un activo alternativo si esa opción proporciona el mismo potencial de servicio o los mismos beneficios económicos a un precio más bajo. La determinación del costo de reposición de un activo según las bases de una decisión óptima refleja las necesidades potenciales del servicio prestado por el activo. El potencial de servicio restante es aquel que la entidad es capaz de utilizar o espera utilizar, teniendo en cuenta la necesidad de mantener la capacidad de servicio suficiente para hacer frente a contingencias. Esto es así porque en determinadas circunstancias, se requiere mantener una mayor capacidad que la demandada por razones de seguridad o por otros motivos. Por ejemplo, el servicio de bomberos necesita disponer de equipos en reserva para prestar servicios en caso de emergencia. Tal sobrecapacidad o capacidad de reserva forma parte del potencial de servicio que requiere la entidad. Cuando el costo de reposición se utiliza, el costo de los servicios refleja el valor de los activos en el momento en que se consumen para la prestación de los servicios (y no el costo de adquisición). Esto proporciona una base válida para evaluar el costo futuro de la prestación de servicios y los recursos que se necesitarán en periodos futuros.

Criterio de actualización del costo histórico que representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

Se podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio bruto de un activo (bien sea a través de la reproducción del activo o de la sustitución de este por uno que tenga el mismo potencial de servicio); este costo se ajustara por la depreciación de acuerdo con la vida útil ya consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro y por el costo en que incurrirá para devolver el potencial de servicio que se perdió por el daño físico del activo. Este enfoque se privilegia cuando el deterioro del valor se origina por un daño físico del activo.

Los costos de transformación estarán conformados por las erogaciones y cargos directos e indirectos relacionados con la producción de bienes y la prestación de servicios.

Los costos de prestación de un servicio se medirán por las erogaciones y cargos de mano de obra, materiales y costos indirectos en los que se haya incurrido y que estén asociados a la prestación de este.

Podrán ser objeto de Importación o Exportación  por esta modalidad la correspondencia,  que lleguen o salga al territorio  nacional por la red oficial de correos y los envíos urgentes siempre que su valor no  exceda de dos mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$2.000) o  de conformidad con la normatividad vigente y  requieran ágil entrega a su destinatario.  

Monto de apropiación adicional asignado a un nivel rentístico, a un rubro presupuestal o a ambos.

Documento del SGF – QUIPU que hace las veces de certificado de disponibilidad presupuestal, para traslados presupuestales entre proyectos, cuando afectan las apropiaciones de proyectos sin distribuir. 

(1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Servicio ofrecido por el Banco Agrario y en la cual se consignan las sumas dinerarias embargadas dentro de un proceso de jurisdicción coactiva a favor de la entidad ejecutora.

Cuentas que reflejan contablemente las diferentes etapas del proceso presupuestal en sus componentes de ingresos y gastos, permitiendo conocer en cualquier momento el resultado de la ejecución, y facilitando su seguimiento, evaluación y control.

Cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito por parte del titular, ya sea directamente o por parte de un tercero. Las operaciones débito o crédito de abono de intereses o cobro de comisiones y/o servicios bancarios no impiden que se considere la cuenta como inactiva. Si la cuenta bancaria durante (3) años ininterrumpidos presenta inactividad se configura en una cuenta abandonada - Ley 1777 de 2016.

Corresponde a las obligaciones no pagadas, pero cuyo bien o servicio han sido recibidos a satisfacción, así como los anticipos pactados en los acuerdos de voluntades.

Gasto correspondiente al auditaje efectuado por la Contraloría General de la República, de acuerdo con las disposiciones legales.

Sumas de dinero que cancelan los afiliados y beneficiarios del Sistema General de Seguridad Social en salud cada vez que utilizan los servicio, liquidadas según su base de cotización. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho sobrevivan.

Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho sobrevivan.

Ecuación de tipo polinomio que hace parte de 18 tipos de curvas (denominadas Curvas lowa) desarrolladas por la Universidad de Iowa en las décadas del 30 al 50 del siglo XX para determinar la vida remanente de un bien.

Dispositivo compacto que permite realizar transacciones de pago en línea por medio de red telefónica, o IP vía GMS, GPRS, Wifi, etc. con tarjeta de débito o Crédito.

Sistema diseñado para el depósito, custodia y administración de valores, en forma de registros electrónicos.

Sociedad anónima constituida con capital aportado por los sectores financiero y bursátil del país que mediante sus inversiones en CDTs en un sistema computarizado de alta tecnología y seguridad, administra y mitiga el riesgo del manejo físico del CDT. 

Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.

Documento que las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, están obligadas a presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y que contiene información sobre el estado de sus ingresos, costos y gastos del período gravable comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del año correspondiente. Incluye la declaración de patrimonio (activos a 31 de diciembre).

Monto o porcentaje del daño indemnizable establecido en una póliza, que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que siempre queda a cargo del asegurado  

Exceso de los gastos sobre los ingresos de un presupuesto o vigencia presupuestal. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 

Distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de las funciones de la universidad (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la universidad, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público.

Limpiar en un estado contable aquellas partidas que no están debidamente respaldadas o soportadas.

Son todos los otros derechos, impuestos o recargos percibidos en la importación o con motivo de la importación de mercancías.

El cumplimiento de las formalidades aduaneras necesarias para permitir a las mercancías, importarlas para el consumo. Para los regímenes de importación, comprende desde la presentación de la declaración aduanera hasta la culminación del régimen.

Figura del procedimiento de cobro judicial que tiene como propósito la terminación extraordinaria y anormal del proceso debido a la falta de impulso e inactividad procesal en que incurre una de las partes de la demanda.

 

Actividad mediante la cual se desarma un bien con el objetivo de extraer sus partes para prácticas o experiencias académicas de la Universidad Nacional de Colombia.

Sustitución del documento físico de un valor objeto de negociación, por un registro en un medio electrónico. La anotación en cuenta es constitutiva del respectivo derecho y, en esta medida, quien figure en los asientos del registro electrónico es el titular del valor correspondiente al registro y la persona legitimada para exigirle al emisor el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 

Actividad mediante la cual se extingue, desaparece o destruye un bien, ya sea porque se requiere para prácticas experiencias académicas de la Universidad Nacional de Colombia, o cuando existan razones suficientes que impidan su enajenación o no lo hagan aconsejable.

Es la pérdida en los beneficios económicos futuros de un activo, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización. El deterioro de un activo generador de efectivo, por tanto, refleja una disminución en los beneficios económicos futuros que el activo le genera a la entidad que lo controla.

Es la pérdida en su potencial de servicio de un activo, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización.

Se reconocerá deterioro cuando el valor neto de realización o costo de reposición sea inferior al costo.

Corresponde a aquella deuda que según lo establecido en la circular 033 de 2014 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa refiere un monto y ostenta unas condiciones especiales que permitirían su castigo mediante la evaluación costo - beneficio y aplica para aquellas deudas cuya cobranza no genera honorarios a cargo de la Universidad.

Son todas las obligaciones que el Estado contrae con los agentes económicos tanto públicos como privados, a nivel nacional e internacional

Es el extremo pasivo de la relación obligacional. Para efectos del presente instructivo, corresponde a la persona natural o jurídica que ha adquirido un vínculo jurídico con la Universidad Nacional de Colombia en virtud del cual se encuentra en el deber de entregar a ésta una suma de dinero determinada o determinable, dentro de un plazo definido y bajo las condiciones que la ley, el reglamento, una factura, un acto administrativo o un contrato estipulen. 

Es la persona natural o jurídica que está obligada al pago de una deuda junto con el deudor principal, con las mismas implicaciones de carácter legal.

Es el conjunto de características y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir por la Universidad, definidas por la instancia competente, que serán requeridas a los oferentes para garantizar el desempeño eficiente, la vigencia tecnológica, la conectividad, la compatibilidad y la interoperabilidad con la plataforma tecnológica de la  Universidad (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

(1) Dinero en moneda extranjera manejado por un país en el comercio internacional.

(2) Moneda extranjera referida a la unidad del país de que se trata.

(3) Monedas, billetes de banco o efectos mercantiles de cualquier país extranjero. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Son todos los documentos generados que forman parte del Sistema de Mejor Gestión de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, sujetos de actualización cuando el original sufra cambios (Manuales, procedimientos, instructivos, guía y protocolos). 

Es aquel documento mediante el cual una persona jurídica pública o privada, se compromete con la Universidad a pagar un monto, por un concepto y en una fecha determinada (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Es un título valor que la Universidad expide para el cobro de determinadas obligaciones y que se entrega o remite a quien tiene la obligación de pago, el cual debe cumplir con los requisitos de ley, del Decreto Reglamentario 1165 de 1996, o las normas que las adicionen, modifique o subroguen, dando estricto cumplimiento a las fechas de pago establecidas en el mismo. Esta denominación incluye los recibos de matrícula y las cuentas de cobro.

Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.  

Tasa de interés calculada como un promedio ponderado semanal por monto, de las tasas promedios de captación diarias de los CDT a 90 días, pagadas por los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial. La calcula el Banco de la República con la información provista por la Superintendencia Financiera hasta el día anterior. La DTF tiene vigencia de una semana. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Se debe cancelar a tiempo y correctamente el itinerario de viaje que no se vaya a utilizar para evitar dos reservas o más con la misma ruta y pasajero ya que se podrá acarrear sanciones monetarias.

Se entiende por ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS de Salud las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, Empresas Solidarias de Salud, las Asociaciones Mutuales en sus actividades de salud, las Entidades Promotoras de Salud Indígenas, las Cajas de Compensación Familiar en sus actividades de salud, las Entidades que administren planes adicionales de salud, las entidades obligadas a compensar, las entidades adaptadas de salud, las entidades pertenecientes al Régimen de excepción de salud y las universidades en sus actividades de salud.

Herramienta utilizada por la Universidad Nacional de Colombia para el proceso de recaudo virtual.

Son aquellos que permiten mantener la conectividad institucional interna y externa, tales como: switches, routers, tarjetas para strips o plantas telefónicas, redes inalámbricas, conexiones ADSL, cableado estructurado, conmutadores, entre otros.

En el SGF – QUIPU, se le da este nombre a aquella unidad que agrega la información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras.

En el SGF – QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o agregación según la unidad de gestión.

Son las empresas de transporte internacional legalmente establecidas en el país, para actuar como intermediarios en la modalidad de importación y exportación de tráfico postal, las Empresas de Mensajería Especializada deberán obtener su inscripción ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Agrupación de entidades del sector público, que se caracterizan porque actúan en condiciones de mercado y tienen vínculos económicos con el gobierno, como participación en su propiedad o en su control. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Formato del Banco de la República destinado a recopilar información relativa a las divisas de un país.  El formato se diligencia trimestralmente por la Universidad Nacional de Colombia, registrando los gastos e ingresos en moneda extranjera.

Formato a diligenciar por la Universidad Nacional de Colombia ante el Departamento Administrativo nacional de estadística – DANE y que tiene por objetivo obtener información específica del sector, relacionada con ingresos, gastos y empleo, además de las operaciones de comercio exterior de servicios realizadas a nivel empresarial.

Organización o institución compuesta por personas y recursos económicos, que coordina y ejecuta actividades para alcanzar determinados objetivos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Denominación de la Contaduría General de la Nación, para las entidades públicas que cumplen criterios para reportar información contable a la Contaduría General de la Nación y por lo tanto el estado de la entidad es activo. 

Las entidades de gobierno tienen como objetivo fundamental la definición, observancia y ejecución de políticas públicas que buscan incidir en la asignación de bienes y servicios, en la redistribución de la renta y la riqueza, y en el nivel de bienestar de la sociedad. Estos bienes y servicios incluyen, entre otros, programas de bienestar y mantenimiento del orden, educación pública, seguridad nacional y servicios de defensa. Con independencia de que las entidades de gobierno tengan o no personería jurídica, las actividades de producción y distribución de bienes o servicios que desarrollan se realizan generalmente de forma gratuita o a precios de no mercado. Por ello, estas entidades se caracterizan porque no tienen ánimo de lucro y sus recursos provienen, directa o indirectamente, de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, de donaciones privadas o de organismos internacionales. Además, la naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso están vinculados estrictamente a un presupuesto público, lo que implica que la capacidad de toma de decisiones está delimitada, puesto que existe un carácter vinculante y restrictivo de la norma respecto al uso o destinación de los recursos y al límite de gastos a que se obligan las entidades. (Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, 2015, pag. 1)

Agrupación de entidades del sector público, que se caracterizan por desarrollar actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o servicios con fines de redistribución de la renta y la riqueza. También se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso, están vinculados estrictamente a un presupuesto público. Esto implica que la capacidad de toma de decisiones está limitada, puesto que en la decisión sobre el origen y uso de los recursos intervienen los órganos de representación correspondientes. La aplicación y gestión de dichos recursos se rige por los principios de la función administrativa. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Documento que genera el SGF – QUIPU con el ingreso al Almacén General de los bienes que adquiere la Universidad Nacional de Colombia o de aquéllos que le han sido asignados para su administración y control.

Estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)  

Estado financiero que presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 154)

Estado financiero que presenta los fondos provistos y utilizados por la entidad, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 155)

Estado financiero que presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 153)

Estado financiero que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de la entidad a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 150)

Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Estado contable que presenta de forma detallada la información de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden y cuentas de presupuesto y tesorería, es decir a nivel de cuenta auxiliar; así mismo, agrupa la información a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta, con corte a una fecha determinada o durante un período según el estado contable de que se trate.  

Constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. Su objetivo es suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar y evaluar sus decisiones económicas respecto a la asignación de recursos. Los estados financieros también constituyen un medio para la rendición de cuentas de la entidad por los recursos que le han sido confiados y pueden ser utilizados como un instrumento de carácter predictivo o proyectivo en relación con los recursos requeridos, los recursos generados en el giro normal de la operación y los riesgos e incertidumbres asociados a estos. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 149)

Son aquellos que en virtud de la relación académica con la Universidad, han adquirido la obligación de pagar por los diferentes servicios que la Institución le prestó, tales como, biblioteca, laboratorios, salud, matricula, derechos académicos y todos sus costos asociados, entre otros. Entiéndase por retirado aquel que ha perdido la calidad de estudiante de la Universidad.

Estudiante de pregrado o posgrado de la Universidad Nacional de Colombia que, por cumplir las características determinadas en la normatividad interna, ha sido seleccionado para apoyar la gestión de programas o proyectos en actividades propias de la docencia, investigación, extensión, bienestar universitario y administración, a cambio de un estímulo económico.

Estudiante de pregrado de la Universidad Nacional de Colombia u otra institución que, como requisito de grado, realiza prácticas en actividades propias de  la docencia, investigación, extensión, bienestar universitario y administración.

Es la etapa previa a la invitación a presentar ofertas, en la que se documentan las actividades adelantadas por el área o proyecto que requiere la adquisición de un bien y/o servicio, con el fin de establecer y analizar las especificaciones técnicas, comerciales, económicas y jurídicas de lo que se requiere contratar, para satisfacer de la mejor manera las necesidades de la institución de acuerdo con las tendencias y condiciones del mercado. 

Conjunto de documentos  que soportan el análisis previo de la conveniencia, pertinencia y oportunidad de la adquisición del bien y/o servicio, el trámite de las autorizaciones y las aprobaciones previas necesarias para la contratación o el desarrollo de los estudios y diseños técnicos previos y/o la formulación de proyectos requeridos para tal fin, determinando las especificaciones técnicas y el valor del bien y/o servicio y analizando los riesgos en los que incurrirá la Universidad al contratar.Dichos documentos previos, serán de responsabilidad del área o proyecto que requiere la adquisición de un bien y/o servicio y serán el insumo fundamental para la elaboración del estudio de mercado y del posterior pliego  de condiciones, de manera que los posibles oferentes puedan valorar  adecuadamente el alcance de lo requerido por la Universidad, así como la distribución de riesgos (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Evaluación tendiente a verificar que resulta más oneroso para la Universidad adelantar el respectivo procedimiento de cobro que el valor de la deuda a recuperar. Se efectúa con base en los valores, montos y condiciones establecidas en la circular 033 de 2014 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. La evaluación se incorpora en la Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo y/o Evaluación Costo - Beneficio”.

Registros, soportes, declaraciones de hechos o cualquier otra información especifica y verificable obtenida durante la labor de auditoria a través de la observación, inspección, entrevistas y examen de los registros. 

(1) Contables: Recurso que representa la generación de riqueza por parte de una entidad contable pública como resultado del desarrollo de su cometido estatal, a partir de los recursos recibidos. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)

(2) Presupuestales: Recursos que hacen parte del presupuesto de ingresos de capital, se calculan con base en los estados financieros a 31 de diciembre de la vigencia anterior, teniendo en cuenta, entre otros, las reservas presupuestales, las cuentas por pagar y los recursos con destinación específica.

Mecanismo mediante el cual se suprime la cobertura sobre bienes de la Universidad. Se denomina exclusión transitoria de bienes, aquella que se realiza con ocasión del retiro de un bien ya reportado al seguro, el cual debe  ser devuelto al proveedor por parte del almacén, por efectos de no cumplimiento de los requerimientos estipulados en la adquisición.

Decisión, que generalmente corresponde a la entidad aseguradora, en virtud de la cual no quedan incluidos en las garantías de la póliza determinados riesgos o, quedando incluidos estos, las garantías del contrato no surtirán efecto cuando concurran respecto a ellos determinadas circunstancias o condiciones preestablecidas. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros).

Son las excepciones previstas por la ley a favor de determinados contribuyentes, que quedan así liberados de la obligación de pagar un determinado impuesto, contribución, tasa o tributo.

Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, técnica, tecnológica, relacionada, laboral y docente. 

Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio. 

Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. 

Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o el contrato a celebrar.  

Modalidad de exportación que regula la salida temporal, del territorio aduanero nacional, de mercancías nacionales o nacionalizadas, para ser sometidas a transformación, elaboración o reparación en el exterior o en una zona franca, y que deben ser reimportadas dentro del plazo señalado en la declaración de exportación correspondiente, prorrogable por un año más.

Modalidad de exportación que regula la salida temporal, del territorio aduanero nacional, de mercancías nacionales o nacionalizadas, para ser sometidas a transformación, elaboración o reparación en el exterior o en una zona franca, y que deben ser reimportadas dentro del plazo señalado en la declaración de exportación correspondiente, prorrogable por un año más.

Son aquellos factores que permiten evaluar las condiciones particulares ofertadas por los proponentes, asignando una calificación cuantitativa a dichos ofrecimientos y permitiendo definir la oferta más favorable para la Universidad. Dichos factores deben ser definidos en detalle, explicando como mínimo: en qué consiste cada criterio, indicando que puntaje o porcentaje se asignará a cada uno de ellos, cual es la fórmula para obtener dicho puntaje, como se hará la sumatoria de los puntajes obtenidos para cada criterio, y como se obtiene el puntaje máximo. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Es un título valor que la Universidad como vendedor o prestador de un bien o servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o adquiriente, una vez se haya efectuado la entrega real y material de los bienes o la prestación efectiva de los servicios contratados.

Es el documento que expide el proveedor internacional, en el cual consta la oferta detallada del bien o servicio, precio y condiciones de la venta.Se expide antes de la factura comercial y obliga al oferente a vender en esas condiciones en el plazo determinado y cuando es aceptada obliga también al contratante. No es una factura de cobro, sino el compromiso escrito entre el proveedor y el contratante (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Corresponden a las diferentes opciones en las tarifas definidas por las aerolíneas de acuerdo a las clases disponibles en las aeronaves. En general, las tarifas se dividen en dos grandes grupos o familias, "tarifas sin restricciones" y las "tarifas con restricciones". Estas últimas se subdividen dependiendo de varios factores tales como: que permitan cambios/reembolsos pagando una penalización o que no permitan nada, que exijan un tiempo anticipado de reserva o compra, que exijan un tiempo de estancia en el destino mínimo o máximo, de cuál sea el origen/destino de la reserva.

Instrumento que contiene el concepto jurídico y/o la evaluación costo – beneficio que resultan necesarios para sustentar ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable la imposibilidad del recaudo o la mayor onerosidad del procedimiento de cobro frente al valor a recuperar.

Registro en el SGF – QUIPU dentro del módulo de proyectos, en el cual se establecen entre otros, los objetivos generales y específicos, montos, y duración de un proyecto.

Registro en el SGF – QUIPU dentro del módulo de proyectos, en el cual se incorporan las apropiaciones de ingresos y gastos para la ejecución presupuestal de un proyecto, en una vigencia fiscal.

Herramienta administrativa y financiera de tesorería que refleja las entradas (Ingresos) y salidas (Desembolsos) de dinero generadas en una entidad. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Es el instrumento de manejo de la ejecución del presupuesto de la Universidad Nacional de Colombia que define el monto máximo mensual de fondos disponibles producto de los ingresos provenientes de la Nación y de los recursos propios, cuya finalidad es el cumplimiento de los compromisos institucionales para optimizar el manejo de los recursos y la liquidez de tesorería.

Mecanismo o vehículo de captación y administración de sumas de dinero con recursos a la vista, lo que facilita realizar movimientos de tesorería diariamente, evita el gravamen financiero en operaciones entre la misma entidad, mejora la rentabilidad de los recursos que están en cuentas de ahorro y corrientes, y facilita la desconcentración de recursos financieros. A partir de 2014 las Carteras Colectivas tomaron el nombre de Fondos de Inversión Colectiva.

Sistema especial para la administración y manejo de recursos generados por actividades académicas de formación, investigación y extensión, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones propias de la Universidad Nacional de Colombia.  

Son las condiciones y modalidades bajo las cuales la Universidad se compromete a hacer efectiva la contraprestación acordada con la otra parte en el acuerdo de voluntades o compromiso.
Algunas de las modalidades de pago, son:
1. Pagos parciales: Se pactan como contraprestación al cumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del acuerdo de voluntades.
2. Anticipo: Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación. Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato.
3. Pago anticipado: Es aquella mediante la cual se entrega al contratista el valor pactado antes de iniciar la ejecución del objeto contractual. La suma entregada mediante esta modalidad no obliga a reintegro alguno por parte del contratista que haya cumplido con sus obligaciones, ya que el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada.
Esta modalidad se utilizará cuando sea estrictamente necesario dadas las condiciones del mercado o cuando las características del bien o servicio lo ameriten (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.

Es un mecanismo para respaldar el cumplimiento de las obligaciones que surgen a cargo de las partes en el proceso contractual. Las garantías pueden consistir en pólizas de seguros en favor de entidades estatales o garantías bancarias expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias respectivamente y los demás mecanismos que previo análisis financiero respalden efectivamente el cumplimiento de las obligaciones.
Los principales seguros requeridos por la Universidad Nacional de Colombia a través de tales garantías son:
1. Seguro de seriedad de la oferta, que ampara la indemnización de los perjuicios causados a la Universidad por el incumplimiento imputable al oferente, de las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente las de suscribir la orden contractual o contrato objeto del proceso de contratación en los términos de la oferta y en las condiciones que dieron lugar a la asignación del contrato.
2. Seguro de Cumplimiento, que podrá contener uno o varios de los siguientes amparos, de acuerdo con los riesgos derivados de la celebración, ejecución o liquidación de la orden contractual o contrato:
a) Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad con ocasión de la no inversión, el uso o la apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que la Institución le haya entregado en calidad de anticipo, para la ejecución de la orden contractual o contrato respaldado.
Se entenderá que hay uso o apropiación indebida del anticipo cuando este no sea utilizado en los términos previstos para ello en la respectiva orden contractual o contrato y de acuerdo al plan de manejo e inversión del anticipo aprobado por la Universidad.
b) Devolución del pago anticipado. Ampara a la Universidad ante los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista garantizado, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
c) Cumplimiento. Ampara los perjuicios directos sufridos por la Universidad, derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones emanadas de la orden contractual o contrato garantizado imputable al contratista, el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato imputable al contratista, los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra cuando el contrato no prevé entregas parciales. De igual manera este amparo cubre el pago de multas y el valor de la cláusula penal pecuniaria.
d) Calidad del servicio. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad imputables al contratista, derivados de la deficiente calidad de los servicios prestados, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato.
e) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad imputables al contratista, derivados del incumplimiento de las especificaciones, de los requisitos mínimos, de la deficiente calidad de los elementos y bienes suministrados y de las deficiencias técnicas en el funcionamiento de los equipos suministrados, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato.
f) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Ampara a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionadas con el personal utilizado para la ejecución de la orden contractual o contrato.
g) Estabilidad y calidad de la obra. Ampara a la Universidad contra cualquier daño o deterioro que sufra la obra entregada a satisfacción, en condiciones normales de uso, que impida el servicio para el cual se ejecutó, siempre y cuando sean imputables al contratista.
Cuando se trate de edificaciones, la estabilidad se determinará de acuerdo con los planos, proyectos, seguridad y firmeza de la estructura.
3. Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, que podrá contener como mínimo los siguientes amparos:
a) Predios, labores y operaciones. Ampara la responsabilidad civil extracontractual de la Universidad y/o los gastos médicos por lesiones a terceras personas o daños a propiedades de terceros como consecuencia del uso de los predios y de la realización de las labores y las operaciones derivadas de la ejecución de la orden contractual o contrato.
b) Responsabilidad civil patronal. Ampara la responsabilidad civil extracontractual que corresponda al patrono asegurado en exceso de las indemnizaciones previstas en el Artículo 216 del Código Sustantivo del Trabajo.
c) Contratistas y subcontratistas. Ampara la responsabilidad civil extracontractual del asegurado y/o los gastos médicos por los daños que causare a terceros en sus personas o en sus bienes, que sean imputables a consecuencia de actividades ejecutadas por contratistas y subcontratistas.
d) Vehículos propios y no propios. Este amparo otorga cobertura por los perjuicios patrimoniales que cause el asegurado con ocasión de la responsabilidad civil extracontractual en que incurra como consecuencia directa de la utilización de vehículos automotores de transporte terrestre, remolques o semirremolques, de su propiedad o tomados en arrendamiento, usufructo o comodato, para cumplir con el objeto del contrato afianzado.
4. Seguro Colectivo de Vida, que ampare al personal contratado para la ejecución de una orden contractual o contrato de obra bajo cualquier modalidad que deberá contener los siguientes amparos:
1. Muerte. Ampara contra el riesgo de muerte por cualquier causa, a los miembros del grupo asegurado. hasta por la suma asegurada fijada para este amparo.
2. Incapacidad total y permanente. Se ampara las lesiones orgánicas o alteraciones funcionales incurables que impidan a la persona desempeñar cualquier trabajo remunerado, relacionado con su formación profesional u ocupacional habitual, siempre que dicha incapacidad haya existido por un periodo continuo no menor de 150 días.
3. Auxilio funerario. Ampara los gastos funerarios o los que se ocasionen como consecuencia del fallecimiento del asegurado (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento, y los recursos de destinación regulada de los Fondos Especiales.

Son apropiaciones presupuestales para atender los compromisos para actividades misionales, administrativas, técnicas y operativas que se requieren para el funcionamiento de la Universidad Nacional de Colombia. Se dividen en gastos de personal, gastos generales, transferencias y gastos de operación comercial.

Corresponde a toda erogación que efectúa la Universidad Nacional de Colombia para crear, incrementar, desarrollar, modernizar, reconstruir el capital humano, social y estructural y mejorar la capacidad institucional. Comprende los recursos destinados al soporte, desarrollo y fortalecimiento de las funciones misionales.

Son aquellas erogaciones en que debe incurrir la Universidad Nacional de Colombia para la adquisición de bienes, insumos y servicios destinados al proceso de producción o a la comercialización.

Son aquellas erogaciones en que debe incurrir la Universidad Nacional de Colombia para la adquisición de bienes, insumos y servicios destinados al proceso de producción o a la comercialización.

Son los gastos que debe hacer la Universidad Nacional de Colombia como contraprestación de los servicios personales que recibe en el marco de una relación laboral, contractual o de cualquier tipo de vinculación que la Universidad determine.

Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.

Son los gastos destinados a la adquisición de bienes y servicios necesarios para apoyar el funcionamiento de la Universidad Nacional de Colombia y el pago de los impuestos, tasas y multas a que está sometida legalmente.

Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos establecidos.

Sistema de distribución global es una gran base de datos capaz de almacenar y actualizar, de forma instantánea, enormes cantidades de información sobre la oferta de toda una amplia gama de empresas turísticas a nivel mundial. El sistema accede, en tiempo real, a disponibilidades, características y precios, para obtener información y realizar reservas de vuelos, hoteles, coches de alquiler y otros servicios. El sistema, además, imprime los billetes y liquida las deudas correspondientes. Los GDS se utilizan esencialmente por las agencias de viajes.

Sistema mediante el cual se ejecuta de forma automática un abono en cuenta por giro a través de portales bancarios en Internet. 

(1) No conformidad identificada a partir de una auditoría realizada a un procedimiento o actividad específica.
(2) No conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

Toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos objeto de examen y que merecen ser comunicados en el informe.

Es una página web que ofrece una interfaz gráfica a través  de la cual los usuarios pueden realizar solicitudes desde una reserva hasta la confirmación de un tiquete. Para lo cual el proveedor le asigna a cada solicitante un usuario y contraseña para acceder al sistema. El sistema permite hacer parametrizaciones del flujo de aprobación en el sentido que por cada solicitud haya al menos un nivel de autorización. Además de generar ahorro en tiempo y costos, permite controlar la facturación, generar informes corporativos y supervisar el presupuesto que se destine para el programa de viajes.

Procedimiento de equiparar saldos o códigos contables para reflejar las cifras de los estados financieros en una nueva estructura del plan de cuentas.

Licencia de funcionamiento de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo, la cual corresponde a un código específico asignado a una agencia de viajes autorizada para emitir tiquetes.

Gravamen de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con o sin establecimientos. 

Formas internacionales de negociación para venta de productos, donde se determina la responsabilidad del vendedor y comprador. Se encuentran agrupados por la ICC (International Chamber of Comerce, Paris), en once modalidades.

Son las condiciones que identifican tanto a las entidades como a las personas que suscriben los acuerdos de voluntades, así como los actos por los cuales han sido facultados para actuar en nombre de las partes, cuando sea del caso.  

Instalar y poner en marcha un conjunto de herramientas o funcionalidades del sistema, destinadas a los usuarios.

Introducción al territorio Nacional de mercancías de procedencia extranjera o de Zona Franca Industrial de Bienes  

Es el régimen que permite la importación de los envíos de correspondencia y encomiendas que lleguen al Territorio Aduanero Nacional por la red del Operador Postal Oficial, y que requieren ágil entrega a su destinatario, luego del pago de los derechos e impuestos a la importación exigibles.

Los impresos y publicaciones se encuentran definidos como bienes originados en la edición e impresión de documentos de carácter técnico, científico o cultural como resultado de actividades misionales de docencia, extensión e investigación.

Máquina utilizada para registrar en los voucher la información de las transacciones con tarjeta de crédito. 

Mecanismo mediante el cual se amparan nuevos bienes dentro de la póliza de seguros contratada por la Universidad. 

No cumplimiento del contratista de cualquiera de las obligaciones a su cargo derivadas del contrato celebrado, las cuales afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato, pudiendo conducir a su paralización.

Conjunto de datos que deben presentar periódicamente las entidades públicas ante los entes de control fiscal, según resoluciones expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. 

Información de carácter concreto y material que no ha sido revelada al público y que es conocida por el funcionario por razón o con ocasión de sus funciones.  

Aquel en el cual el contratista presenta la relación de las actividades efectuadas en cumplimiento de cada una de las obligaciones contractuales pactadas.

Documento en el que los responsables de la invitación y evaluación, consignan el resultado de la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes y de la asignación de puntaje de las propuestas recibidas en el desarrollo de los procesos de invitación adelantados por la Universidad.

Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un contrato da cuenta a la Universidad sobre la ejecución material y financiera del acuerdo de voluntades, pudiendo dar a conocer situaciones irregulares o dificultades que ameritan la adopción de medidas administrativas o judiciales para salvaguardar los intereses de la entidad y el erario público.

Instrumento que contiene la verificación financiera realizada por las respectivas áreas responsables, según las indicaciones, procedimientos y responsables señalados en el presente instructivo. En este instrumento se incorporará la recomendación expresa sobre el castigo de cartera.

Es un dictamen técnico realizado por un funcionario o persona natural o jurídica experta, designado por la Universidad, que permita acopiar la información y documentación suficiente y pertinente sobre el valor actual de un bien mueble o inmueble y que generalmente se establece en función del precio de mercado, costo de disposición, valor de uso o costo de reposición para efectos de determinar el valor recuperable y si existe pérdida por del bien.

Los informes financieros y contables mensuales que se deben preparar y publicar corresponden a: a) un estado de situación financiera; b) un estado de resultados o un estado del resultado integral, dependiendo del marco normativo que aplique para la elaboración del juego completo de estados financieros; y c) las notas a los informes financieros y contables mensuales. 
Lo anterior, sin perjuicio de la información que se deba reportar a la Contaduría General de la Nación en las condiciones y plazos que establezca esta autoridad de regulación.
El estado de situación financiera constituye una representación estructurada de los bienes, derechos y obligaciones de la entidad al final de un mes específico; el estado de resultados o estado del resultado integral, según corresponda, constituye una representación del desempeño financiero que ha tenido la entidad durante un periodo determinado; y las notas a los informes financieros y contables mensuales revelan hechos económicos que no son recurrentes, que surgen durante el correspondiente mes y que tienen un efecto material en la estructura financiera de la entidad, presentando así información adicional relevante. (Resolución N. 182, 2017, pag. 2)

Situación que se origina cuando el valor que el asegurado o contratante atribuye al objeto garantizado en una póliza es inferior al que realmente tiene. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

Ingeniero encargado de la administración técnica del SGF – QUIPU.

Son aquellos que percibe anual y periódicamente la Universidad Nacional de Colombia y que están establecidos previamente por la ley y la normativa interna. Comprende la estimación de los recursos propios y los aportes que se esperan recaudar por la Universidad Nacional de Colombia durante una vigencia fiscal (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

Ingresos por conceptos diferentes a los impuestos que, aunque son obligatorios, dependen de las decisiones o actuaciones de los contribuyentes o provienen de la prestación de servicios del Estado. 

Corresponde a los ingresos que generan en desarrollo de las actividades propias de la Universidad provenientes de las actividades de formación, investigación, extensión, o en virtud de funciones adicionales que le hayan sido asignadas.

Ingreso exigido sin contraprestación directa, determinado en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 

Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información orienta al aprendizaje de una ó varias actividades, su documentación debe ser precisa y concreta. 

Corresponden a aquellos bienes de consumo que serán destinados a apoyar la prestación de los servicios de docencia, investigación y extensión.

Es el valor que se cobra sobre el capital adeudado, a partir del día siguiente en que se hace exigible la obligación y, hasta la fecha de pago o, si es el caso, la de suscripción del acuerdo de pago (Cfr. Resolución 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Proceso informático a través del cual se transfiere información de un sistema a otro.

Es la persona natural o jurídica que en razón a su conocimiento especializado o experiencia en el área del objeto contractual es contratada por la Universidad para que ejerza el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable sobre el cumplimiento de la orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Los inventarios son los bienes tangibles e intangibles, adquiridos o producidos por la entidad contable pública, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en actividades de producción de bienes o prestación de servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad o a precios de no mercado, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y privadas, y en la adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras, económicas y sociales determinadas y que como consecuencia pueden generar utilidades.

1. En presupuesto, parte del ingreso o el gasto que se destina a la producción de bienes de capital en un espacio de tiempo dado. 

2. En contabilidad patrimonial, recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y entidades de naturaleza privada, y en la adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras, económicas y sociales del Estado y que como consecuencia pueden generar utilidades. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 

Es el proceso mediante el cual la Universidad requiere a los proveedores para la presentación de oferta que se ajusten a sus necesidades.
Las formas de invitación a presentar ofertas son:
1. Invitación pública: Es la convocatoria dirigida al público en general a través de la página Web de la Universidad o de los medios masivos de comunicación, nacionales o internacionales, para dar a conocer el pliego de condiciones que regirá el proceso de selección del contratista.
2. Invitación directa: Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la Universidad, presenten una oferta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un acuerdo de voluntades. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la Universidad, presenten una oferta o propuesta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un acuerdo de voluntades.

Gravamen indirecto al consumo, que se aplica a todas las transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios. Este gravamen es nacional. 

Es la descripción precisa y detallada de las razones técnicas o institucionales que manifiesta el solicitante para solicitar un cambio  a alguna condición inicial del acuerdo de voluntades. 

Es la descripción precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un bien o servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con un proyecto específico, con el presupuesto aprobado para el mismo y los motivos que conlleven a la invitación y selección directa, cuando sea el caso.

Trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido, con la presentación de documentos soporte que cumplan los requisitos exigidos en el estatuto tributario, para la respectiva revisión, aprobación y registro contable de las operaciones efectuadas. 

Jefes o responsables de las áreas equivalentes (presupuesto, adquisición de bienes y servicios, tesorería, contabilidad y coordinación y gestión de procesos administrativos y financieros) en el Nivel de Sede y en las Unidades especiales.

Es el documento mediante el cual se registran los costos y gastos generados en el proceso de adquisición y que no fueron considerados dentro de la Liquidación Parcial.

Es el documento mediante el cual se registran los valores girados al exterior por los productos y las comisiones bancarias derivadas del giro, si éstas ya han sido notificadas al área de comercio exterior.

1. Situación financiera que expresa la capacidad de una entidad o persona de responder en el corto plazo por sus obligaciones o pasivos corrientes.
2. Mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de un título o de un activo para transformarlo en dinero en cualquier momento. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 

Es el acto administrativo mediante el cual el funcionario competente ordena al deudor o garante pagar a favor de la Universidad Nacional una suma líquida de dinero contenida en el título ejecutivo, así como las obligaciones accesorias.

Contrato suscrito  por un  importador y un Agente Aduanero  para que este adelante en nombre de aquel todas las gestiones de índole aduanero que sean necesarias en relación a las mercancías del importador.

Son todos los suministros o elementos necesarios para la elaboración de un producto.

Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. 

(The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para  identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.

Aquél en el cual se lleva a cabo la colocación de valores de primera emisión, representados por títulos transferibles.

Aquél en el que los instrumentos financieros o títulos valores que han sido previamente colocados en el mercado primario son objeto de negociación.  

Se refiere a las modalidades de contratos de acuerdo con la clasificación estipulada por monto en el Manual de Convenios y Contratos. 

1. Por administración delegada: Consiste en que la Universidad selecciona un administrador para que a su nombre realice todos los gastos de obra definidos como presupuesto de construcción. La entidad contratante provee al administrador de todos los fondos necesarios para atender los gastos de la obra en los cuales están incluidos el costo de materiales, mano de obra, compra o alquiler de equipos, pago de transportes, pago de profesionales auxiliares de obra, pago de gastos administrativos de oficina (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
El administrador tiene como obligación asumir las funciones directivas, administrativas y financieras de la obra para lo cual está obligado a rendir riguroso estado de cuentas mensualmente a la Universidad. Los errores de obra realizada imputables al administrador delegado son corregidos bajo su costo. A cambio de su trabajo como administrador delegado, la Universidad le reconoce como pago unos honorarios cuyo monto se deriva de la aplicación de una tarifa previamente establecida entre las partes, la cual se aplica sobre el valor total de la obra exceptuando los pagos realizados a personal profesional que esté al servicio de la administración de la obra.
En este tipo de contratación el administrador delegado está obligado a trasladar a la Universidad todas las rebajas y descuentos que obtenga de la adquisición de materiales de obra, de equipos o de renta de los mismos, así como los rendimientos financieros de la cuenta corriente conjunta. Igualmente, las partes podrán pactar previamente a la contratación, condiciones de congelamiento del valor de los honorarios.
2. Por precios unitarios fijos: Es un sistema de contratación por el cual el constructor ejecuta para la Universidad una obra de acuerdo con las especificaciones técnicas y los precios pactados para cada uno de los ítems de la misma. En esta modalidad el objeto contractual consta de dos partes: Los costos directos y los costos indirectos.
Los costos directos son aquellos en que incurre el contratista por concepto de compra de materiales, pago de mano de obra, alquiler de herramientas y equipos, transporte de materiales, e IVA incluido vigente para todos los anteriores.
Los costos indirectos son aquellos en que incurre el contratista por concepto de administración (A) de la obra, imprevistos (I) del contratista, utilidad estimada (U) sobre los costos directos de la obra e IVA sobre la utilidad.
3. Por precio global alzado: Es una modalidad de contratación en la cual el contratista se compromete por su cuenta y riesgo a ejecutar una obra a todo costo o sea por un precio total único.
Para este tipo de contratación la obra debe estar totalmente determinada en términos de calidad y cantidad porque no permite, por principio, realizar modificaciones durante el proceso de ejecución. La característica de esta modalidad es la invariabilidad del precio global convenido, de las cantidades de obra pactadas y del plazo establecido para la ejecución. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Variación que se efectúa de común acuerdo por las partes sobre los términos y condiciones contractuales, diferente a valor y plazo, sin que se modifique el objeto de la orden contractual o contrato. 

Convertir moneda extranjera en moneda nacional.

Para efectos de los procedimientos relacionados con el proceso de Gestión de Bienes, se entiende como el desplazamiento físico de bienes devolutivos entre dependencias de la Universidad o fuera de ella.

Mecanismo legal previsto para conminar el cumplimiento de un contratista, a través de la aplicación de una pena o sanción pecuniaria, que debe ser impuesta en acatamiento del debido proceso y en las condiciones pactadas dentro del contrato, siempre durante su plazo de ejecución.

Es el procedimiento por el cual el bien de origen extranjero debe pasar por diferentes trámites para que se encuentre en libre disposición por haber cumplido todos los trámites y formalidades exigidos por las normas aduaneras.

Número de identificación tributaria de las personas Naturales o Jurídicas 

Dentro de la estructura financiera de la Universidad, comprende el proyecto genérico de funcionamiento y los proyectos específicos del presupuesto de inversión, pertenecientes al plan de desarrollo.

Corresponde a la estructura, nomenclatura y clasificación de los ingresos del presupuesto público. 

Incumplimiento de un requisito. (cfr. Glosario de términos Departamento Nacional de Planeación)

Se hace efectivo cuando se deja activa y sin uso la reserva en el sistema, no fue cancelada a tiempo o no cuenta con un boleto emitido. También se puede dar por no presentarse al vuelo teniendo un tiquete emitido o no presentándose al hotel teniendo ya reservación.

(1) Nota débito bancaria. Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el movimiento de cargo o disminución de recursos en su cuenta.

(2) Nota débito contable. Documento contable que expresa un cargo en la cuenta de un tercero e identifica el concepto respectivo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)-

(3) En el SGF – QUIPU. Documento que se genera como soporte de los pagos realizados a través de giros electrónicos.

Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados contables de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 158)

Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el movimiento de recursos en su cuenta. Existen notas débito bancarias que informan el movimiento de cargo o disminución de recursos, y notas crédito bancarias que informan el movimiento de abono o aumento de recursos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 

Modificación o reforma que se le hace a un bien en sus características físicas, estado, atributos, ubicación, entre otras y que debe ser informada al área correspondiente para un debido control y seguimiento de los bienes.

Es el fin que se busca a través de los acuerdos de voluntades y por el cual las partes adquieren compromisos, derechos y obligaciones. El Objeto no es susceptible de ser modificado por las partes pues ello configuraría un nuevo acuerdo de voluntades. 

Monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento -total o parcial- de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos y/o servicios prestados , incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Son los compromisos específicos que adquiere cada una de las partes, en virtud del acuerdo de voluntades. Las obligaciones deben ser claras, detalladas y ponderables, de manera tal que se permita su seguimiento y evaluación.

Disminución de la vida útil de un bien de consumo, de un bien de capital o de una mercancía, debido a un cambio económico, al avance tecnológico o a variaciones en las características mismas de los bienes, que se presentan como resultado del surgimiento de bienes de mejor calidad, mayor aceptación, mayor productividad, menor costo o por efectos de la producción o el entorno. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

Orden Contractual de Compra.

Orden Contractual de prestación de Servicios. 

Son las condiciones técnicas, de valor y plazo, en las cuales un proveedor ofrece un bien o servicio determinado. Bajo este criterio se incluyen las ofertas escritas o verbales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Persona natural o jurídica contratada por la Universidad para el manejo y gestión de cobro de la cartera.

Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Es una de las formas de contratos que celebra la Universidad para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuantía no exceda los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 

La ordenación del gasto se refiere a la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto.
En la Universidad Nacional de Colombia, la ordenación del gasto está en cabeza del Rector o sus delegados y se ejercerá conforme a las disposiciones vigentes que regulan la adquisición de bienes y servicios y cualquier forma de asunción de compromisos.

Funcionario a quien le ha sido legalmente asignada la capacidad de ejecución del presupuesto.

En esta clasificación se contempla el registro de otros bienes producidos que hayan surtido algún tipo de proceso. Por ejemplo: jarabes, cremas, entre otros.

Es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecha por escrito, por la cual una o varias personas se obligan bajo su firma para con otra a pagar a la presentación, a un término fijo o determinable, una suma cierta de dinero a la orden o al portador (Cfr. Resolución 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Comprobante de compra expedido por la Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional de Colombia mediante el cual el afiliado realiza la adquisición de publicaciones en los puntos de venta de la Editorial Universidad Nacional de Colombia. 

Parte del precio del objeto contratado que ingresa al patrimonio del contratista por constituir un abono del pago que le corresponde por los bienes, servicios u obras que adquiere la entidad con ocasión del contrato. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).  Es aquella mediante la cual se entrega al contratista el valor pactado antes de iniciar la ejecución del objeto contractual. La suma entregada mediante esta modalidad no obliga a reintegro alguno por parte del contratista que haya cumplido con sus obligaciones, ya que el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada.  Esta modalidad se utilizará cuando sea estrictamente necesario dadas las condiciones del mercado o cuando las características del bien o servicio lo ameriten. (cfr. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional).

Sistema mediante el cual se ejecuta de forma automática un abono en cuenta por giro a través de portales bancarios en Internet o módem. 

Servicio financiero que permite realizar el pago directo de dinero en efectivo a un beneficiario a través de las diferentes oficinas que poseen las entidades financieras.

(1) Documentos preparados o recibidos por el contador público, que, en conjunto, constituye un compendio de los soportes y de las pruebas efectuadas en ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha tenido que tomar, para formarse en su opinión.
(2) Conjunto de evidencias que recoge el auditor sobre las cuales basa su dictamen o informe.

Ajustar el sistema a los parámetros (cambios) requeridos por la Universidad, según las exigencias legales, institucionales o de los entes de control. 

Son las personas naturales o jurídicas que contraen compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un acuerdo de voluntades. 

Sistema de registro contable mediante el cual cada transacción, hecho u operación, implica al menos una anotación en el débito y otra en el crédito, de diferentes cuentas, generando el equilibrio de la ecuación contable. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Conjunto de obligaciones contraídas por la entidad contable pública, exigibles en un período no mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN) 

Especialista de conducta intachable con certificaciones de entidades que regulan la actividad valuatoría, con licenciatura, capacitación adicional en materias de valuación, experiencia y un alto sentido de la ética profesional.

Etiqueta adhesiva que contiene el número consecutivo que permite la identificación de un bien devolutivo en el inventario

Es una herramienta para: facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación (Cfr. Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones – Colombia compra eficiente.

La División Nacional de Gestión Presupuestal definirá la estructura del plan de cuentas presupuestal en cuanto a su denominación y aplicación. Asimismo se encargará de su administración y actualización conforme a la normativa vigente (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el instrumento que contiene la proyección de los recursos para la financiación de los proyectos prioritarios de inversión que constituyen el plan de acción institucional, el cual, a su vez, materializa el Plan global de desarrollo.
Es un instrumento de planificación y gestión financiera de la Universidad Nacional de Colombia, que contiene las proyecciones de los ingresos, gastos, déficit y su financiación compatibles en el tiempo, para una adecuada ejecución de los gastos de funcionamiento, inversión y servicio de la deuda, a través de los presupuestos y de sus respectivos flujos de fondos.

Procedimiento mediante el cual se determinan las necesidades de recursos que tiene la Universidad para alcanzar los objetivos y metas propuestas en un período fiscal, así como la posibilidad de priorizar y distribuir los recursos disponibles, para tal fin. 

Conjunto de actividades, procedimientos, suministros y reconocimientos que se brinda a las personas, con el propósito de mantener o recuperar la salud y evitar el menoscabo de su capacidad económica derivada de la incapacidad temporal por enfermedad general, maternidad y la incapacidad, discapacidad o invalidez derivada de los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedad profesional. 

Es el término dentro del cual las partes deben cumplir con el objeto y obligaciones adquiridas a través del acuerdo de voluntades. Empezará a contarse de manera general cuando se cumplan todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización o los demás que se hayan pactado para el inicio de la ejecución.
En aquellas órdenes contractuales o contratos de compra en los cuales las obligaciones del vendedor no se limiten solo a la entrega de un bien a título traslaticio de dominio a favor de la Universidad, sino que además impliquen la prestación de servicios conexos tales como la instalación, puesta a punto, capacitación de personal, entre otros, deberá discriminarse un plazo de entrega (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el conjunto de reglas que deben cumplir los oferentes dentro del proceso de invitación.
Dentro del pliego de condiciones, deberá establecerse como mínimo: a) el objeto a contratar; b) los aspectos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por la Universidad; c) la modalidad de selección; d) el cronograma del proceso; e) los criterios objetivos de selección; f) la metodología de evaluación desagregada en los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes; g) los criterios claros y precisos de decisión para el caso de empate, que deberán considerar la preferencia por el oferente de origen nacional.
El contenido del pliego de condiciones se estructurará dependiendo de la naturaleza de la invitación y de la cuantía y objeto de la contratación a celebrarse. Cuando se trate de invitaciones públicas, además de las condiciones mínimas establecidas en el párrafo anterior, deberán estipularse las siguientes: el presupuesto (excepto en los casos de negociación global de precios); las razones y causas que generarían el rechazo de la oferta o la declaratoria de desierto del proceso de invitación; las condiciones de celebración del contrato; y los mecanismos de cobertura del riesgo (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Documento que instrumenta el contrato de seguro, en el que se reflejan las normas que de forma general, particular o especial regulan las relaciones contractuales convenidas entre el asegurador y el asegurado. Es un documento cuya inexistencia afectaría a la propia vida del seguro, ya que sólo cuando ha sido emitido y aceptado por ambas partes se puede decir que han nacido los derechos y obligaciones que del mismo se derivan.  

Toda variación de las condiciones de la póliza será formalizada mediante Anexos modificatorios.

Conjunto de inversiones en títulos valores que al combinar volúmenes, plazos y rentabilidades se ajustan a las necesidades de la Universidad.

Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc.

Importe en efectivo, o su equivalente, en que es factible convertir y al cual se transa cada especie de valores en una fecha determinada. Éste debe ser razonable, verificable y confiable. Está determinado por las oscilaciones de la oferta y la demanda de dicho valor, así como por el desempeño del emisor.

Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación

Servidor público que tiene la responsabilidad de preparar y enviar archivos planos en los portales bancarios para la posterior aprobación del pago electrónico por parte del servidor público que tenga el rol de aprobador. También puede tener funciones de consulta de los movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades. 

Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

El presupuesto anual lo compone el estimativo de ingresos y gastos de funcionamiento, inversión y servicio de la deuda que se espera ejecutar en una vigencia fiscal y las disposiciones generales para una correcta ejecución del presupuesto en la Universidad Nacional de Colombia.
Comprende la totalidad de las apropiaciones para atender los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión que se esperan realizar durante una vigencia fiscal

Precio que el tomador del seguro paga a la entidad aseguradora como contraprestación de la cobertura del riesgo asegurado que ésta le ofrece. La prima es un elemento real del contrato de seguro, dependiendo de la eficacia de las obligaciones de la entidad aseguradora del pago de la misma. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker).

La información financiera de las entidades debe ser útil y para que sea útil, debe ser relevante y representar fielmente los hechos económicos. A fin de preparar información financiera que cumpla con estas características cualitativas, las entidades observan pautas básicas o macro-reglas que orientan el proceso contable, las cuales se conocen como principios de contabilidad. Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón, hacen referencia a los criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los hechos económicos en los estados financieros de la entidad. Los principios de contabilidad que observarán las entidades en la preparación de los estados financieros de propósito general son: Entidad en marcha, Devengo, Esencia sobre forma, Asociación, Uniformidad, No compensación y Periodo contable. (Anexo Resolución N. 484, 2017, pag. 6)

Origen de los bienes o elementos que ingresan a la Universidad Nacional de Colombia bajo alguna de las siguientes modalidades y que, en consecuencia, deben ser registrados, administrados y controlados:

(1) RECIBIDOS DE TERCEROS: Cuando los bienes o elementos son de propiedad de un tercero y se reciben para su administración y control por razón de una asignación, mediante acto administrativo.

(2) GARANTÍA: Cuando los bienes o elementos se reciben en reemplazo o cambio de otros,  en aplicación de las garantías que los amparan en caso de daño o defecto de fabricación, según lo pactado en los procesos contractuales que dieron origen a su adquisición. 

(3) SOBRANTE: Cuando a raíz de una verificación física se determina la existencia de bienes o elementos que no tienen registro previo en el SGF – QUIPU.

(4) DONACIÓN: Cuando los bienes o elementos se reciben de un tercero, de forma gratuita y previa aprobación del funcionario competente, mediante resolución de aceptación de donación.

(5) OBSEQUIO: Cuando los bienes o elementos se reciben de un proveedor o tercero en beneficio de operaciones comerciales realizadas con los mismos.

(6) REPOSICIÓN: Cuando los bienes o elementos se reciben de un funcionario o contratista, previa autorización de la instancia competente de la misma, para reemplazar otros que se le hubieren perdido o dañado.

(7) TRASLADO ENTRE SEDES: Cuando los bienes o elementos se reciben de otras sedes de la Universidad Nacional de Colombia.

(8) ADQUISICIÓN: Cuando los  bienes o elementos se reciben en virtud de un contrato de compraventa.

(9) NACIMIENTO DE SEMOVIENTES: Cuando la cría de los semovientes se destina como propiedad planta y equipo.

(10) TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS CON LA PROPIEDAD: Cuando se reciben bienes de entidades contables públicas con la transferencia de la propiedad.

(11) RECIBIDOS DEL GOBIERNO GENERAL SIN LA PROPIEDAD: Cuando se reciben bienes de entidades del Gobierno general sin mediar transferencia de la propiedad. 

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Funcionalidad del SGF – QUIPU que se ejecuta mensualmente para calcular los procesos de depreciación y amortización de los bienes, de acuerdo con las disposiciones de la Contaduría General de la Nación y el cierre mensual de la Gestión de Activos Fijos o áreas de Inventarios o quien haga sus veces.

En esta clasificación se encuentran los bienes producidos relacionados con las labores agropecuarias, de silvicultura, avicultura, apicultura y pesca, los cuales no han sido objeto de algún tipo de transformación que cambie las características físicas y químicas del mismo. Por ejemplo: humus, heno, plantas, flores, semillas, huevos, leche cruda, frutos, hortalizas, entre otros.

Los productos alimenticios son definidos como sustancias, o como una mezcla, que contiene principios nutritivos, los cuales proveen materia y energía. Dentro de esta categoría se contemplan aquellos bienes producidos que han sido objeto de algún tipo de transformación. Por ejemplo: lácteos procesados: yogurt, queso, leche condensada; cárnicos procesados: salchicha, salchichón, mortadela, chorizo, salami, jamón; productos agropecuarios procesados: vino, harinas; entre otros.

Académicos o profesionales, entre quienes pueden incluirse profesores pensionados de la Universidad Nacional de Colombia, que se han destacado por su producción, méritos y trayectoria académica, artística o profesional. Pueden ser contratados temporalmente por la Universidad para participar en proyectos académicos. 

Instrumento mediante el cual se determina el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación. 

Comprende todos los procesos tendientes a la elaboración de proyecciones de ingresos y gastos y al establecimiento de las necesidades de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de formular el proyecto de presupuesto anual, guardando concordancia con el plan de inversiones y el plan financiero.

Es un derecho complejo de dominio especial sobre las creaciones del talento humano, que se concede a los autores o inventores y que a la vez permite a la sociedad hacer usos de esas creaciones.
La propiedad intelectual comprende el derecho de autor y los derechos conexos; la propiedad industrial y los derechos de los obtentores de variedades vegetales.

Ampliación en el plazo de la orden contractual o contrato. 

Máquina mediante la cual se imprime en el cheque el valor del mismo en números, como medida de seguridad para el cobro ante una entidad bancaria.

Es un documento donde se reglamentan una serie de instrucciones que se fijan por tradición o por convenio. (Cfr. definicion.de/protocolo/).

Monto estimado para mitigar el impacto de la desaparición de derechos u obligaciones a favor de la Universidad.

Manejo técnico del SGF-QUIPU, que permite registrar la información presupuestal de ingresos y gastos detallada de un proyecto para su ejecución, control y seguimiento.

Son las rentas que se recaudan en virtud del Acuerdo 036 del Consejo Superior Universitario de 2009 y en general todas las actividades de investigación o extensión que se destinan a financiar los gastos relacionados con las obligaciones, producto de los convenios o contratos suscritos con terceros. Adicionalmente se incluyen los recaudos por inscripciones, derechos administrativos y derechos académicos de programas de posgrado, conforme  a lo estipulado en la normativa interna de la Universidad.

Es aquel presupuesto generado por concepto de los ingresos diferentes a los establecidos en los proyectos de destinación específica y los excedentes que estos generen, los cuales financian algunos gastos de funcionamiento del Fondo Especial,  conforme a la normativa interna de la Universidad.

Aquél que se establece en desarrollo de un convenio o contrato celebrado entre la Universidad, como contratista, y un tercero, como contratante, y que tiene un objeto y un presupuesto específico, que se deriva de la ejecución de alguna de las modalidades de extensión definidas en el Acuerdo 036 de 2009.

Conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas definidas (Resolución 309 de 2009 de Rectoría).

Aquél que maneja un presupuesto de destinación específica, es decir, que sus apropiaciones están destinadas al cumplimiento de los objetivos para los cuales se estableció el mencionado proyecto.

Aquél que maneja un presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y los recursos de destinación regulada del fondo especial. 

Conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas definidas (Resolución 309 de 2009 de Rectoría).

Sistema centralizado y estandarizado mediante el cual las Empresas ofrecen a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en línea, debitando los recursos de la entidad financiera donde el usuario tiene su dinero y depositándolos en la cuenta de las empresas recaudadoras.

Es la concurrencia mínima de personas, requerida para la validez de determinadas decisiones en cuerpos colegiados en general.

Acto mediante el cual se presenta la factura o cuenta de cobro al deudor para obtener su aceptación expresa o tácita.

Conjunto de modalidades de seguro relativas a riesgos de características o naturaleza semejantes.  (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

Instrumento técnico mediante el cual la entidad aseguradora cede parte de sus riesgos a otras entidades obteniendo un equilibrio entre los riesgos que forman su cartera. A través del reaseguro se puede también obtener participaciones en el conjunto de riesgos homogéneos de otras empresas. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker)

Acción por la cual se entrega un bien que ha sido retirado del servicio, para que sea utilizado nuevamente.

Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados a través de caja recaudadora.

Medio de impugnación que posee el administrado para que el mismo funcionario o entidad administrativa que profirió la providencia definitiva, aclare, modifique o revoque el acto administrativo. Las condiciones, oportunidad y requisitos de presentación están regulados en los artículos artículo 74 a 82 de la ley 1437 de 2011  Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Son los ingresos que se generan en los fondos especiales por los conceptos definidos en la Resolución de Rectoría 2030 de 2002 los cuales financian sus gastos operativos y proyectos misionales, de gestión y soporte institucional.

El control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, para obtener potencial de servicio o para generar beneficios económicos futuros. Al evaluar si existe o no control sobre un recurso, una entidad debe tener en cuenta, entre otros aspectos: la titularidad legal, el acceso al recurso o la capacidad de un tercero para negar o restringir su uso, la forma de garantizar que el recurso se use para los fines previstos y la existencia de un derecho exigible sobre el potencial de servicio o sobre la capacidad de generar beneficios económicos derivados del recurso. (Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, 2015, pag. 8)

Son recursos extraordinarios que recibe la Universidad Nacional de Colombia como resultado de las operaciones contables y presupuestales o de las actividades no directamente relacionadas con sus funciones misionales, y que pueden provenir de rendimientos financieros, recursos del balance, donaciones y recursos de crédito con vencimiento mayor a un año, de acuerdo con el cupo autorizado.

Recursos provenientes de operaciones de crédito con entidades financieras extranjeras u organismos internacionales, o de la emisión de títulos previamente aprobados por la Dirección de Crédito Público.

Recursos provenientes de operaciones de crédito con entidades financieras u organismos nacionales o emisión de títulos previamente aprobados por la Dirección de Crédito Público.

Son ingresos que se generan en desarrollo de las actividades propias de la Universidad Nacional de Colombia, provenientes de las actividades de formación, investigación y extensión, o en virtud de funciones adicionales que le hayan sido asignadas.

Se refiere a la infraestructura física de las instalaciones técnicas necesarias para garantizar el funcionamiento de un espacio, tales como: redes eléctricas, hidráulicas, sanitarias, de voz y datos, de gas, de ventilación mecánica, de vapor y las demás especializadas que exija la función del espacio.

Montos en que se disminuyen las apropiaciones presupuestales inicialmente asignadas en una vigencia fiscal. 

Conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización, individual y familiar, o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre éste y su empleador. (Artículos 202, 203 y 204 de la Ley 100 de 1993)
Al régimen contributivo se deben afiliar en calidad de cotizante, de acuerdo con las normas vigentes, los nacionales o extranjeros, residentes en Colombia, vinculados mediante contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en las sedes diplomáticas y organismos internacionales acreditados en el país; los servidores públicos; los pensionados por jubilación, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos, así como los trabajadores independientes, los rentistas, los propietarios de las empresas y en general todas las personas naturales residentes en el país con capacidad de pago. 

Principio de Contabilidad Pública que estable que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. 

Corresponde a la operación presupuestal mediante la cual se garantiza en forma definitiva, la existencia de recursos para atender los compromisos legalmente contraídos y que éstos no sean destinados a ningún otro fin. El registro presupuestal es una acción previa al inicio de la ejecución del compromiso.

Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.

Conjunto de agrupaciones de subcuentas, que identifican las diferentes Operaciones Recíprocas efectuadas entre las entidades contables públicas. Estas operaciones se eliminan en el proceso de consolidación, con el fin de evitar la sobrestimación generada por la doble acumulación de valores. (cfr. Contaduría General de la Nación).


 

Canalización a través del mercado cambiario o mediante la utilización de las cuentas corrientes de compensación, las divisas provenientes de las exportaciones, mediante el diligenciamiento del formulario respectivo (Declaración de cambio por exportación de bienes).

Actividad mediante la cual se hace venta directa de uno o varios bienes, mediante el mecanismo de la subasta pública, realizada a través de una entidad financiera especializada. 

Archivo plano en medio magnético generado por la entidad bancaria, que contiene los registros correspondientes a los recaudos efectuados durante el día, a partir de la lectura del código de barras de los recibos de matrícula.

Ingresos obtenidos por la colocación de los recursos de la entidad en el mercado de capitales o en títulos valores. (cfr. Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano. Min. Hda.)

(1) Beneficio que se obtiene de una inversión o de la gestión de una actividad por parte de una entidad o empresa.
(2) Relación entre la utilidad proporcionada por un título y el capital invertido en su adquisición. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Información que el usuario puede generar cambiando los parámetros tantas veces como se requiera.

Son aquellos necesarios para que las partes inicien el cumplimiento del objeto contractual.

Son aquellos que verifican las condiciones del proponente, tales como su capacidad jurídica, experiencia general o mínima requerida, capacidad financiera y de organización, los cuales, una vez verificados en el caso de cada oferente, los habilita para participar en las subsiguientes etapas del proceso de invitación y selección. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Son aquellos establecidos por las leyes y aplicables a la Universidad, que deben cumplirse en la celebración de acuerdos de voluntades.

Son aquellos necesarios para que un acuerdo de voluntades nazca a la vida jurídica y genere compromisos, derechos y obligaciones para las partes.

Son los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación 

Persona natural o jurídica con domicilio en un país a efectos legales y fiscales. Esta puede tener la nacionalidad del país o ser extranjero. Para efectos del Estatuto Tributario, la residencia consiste en la permanencia continua en el país por más de seis (6) meses en el año o período gravable, o que se completen dentro de éste; lo mismo que la  permanencia discontinua por más de seis (6) meses en el año o período gravable.

Acto Administrativo plasmado en un documento  donde consta una declaración unilateral de la Universidad con efectos jurídicos definitivos y concretos sobre determinado asunto; para efectos de este instructivo la resolución contiene una obligación dineraria, clara, expresa y exigible a favor de la Universidad y a cargo del deudor.

Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

Es el acto administrativo de carácter motivado, expedido de forma directa y unilateral por la Universidad para liquidar el acuerdo de voluntades. previo agotamiento de los requisitos para lograr la liquidación por mutuo acuerdo.

Representa el valor de los faltantes de fondos o bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El proceso culmina con el fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el proceso. (Catálogo General de Cuentas - CGN)

Consiste en la obligación de asumir y reparar los daños causados como resultado de fallas en la ejecución de su actividad de supervisión y/o Interventoría. El Supervisor o Interventor responderán aún con su propio patrimonio en virtud de la presente responsabilidad.

Este tipo de responsabilidad enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad de la falta. 

Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestión fiscal.

Se presenta cuando los Interventores y Supervisores han realizado una conducta que se tiene tipificada como delito en el código penal y en la Ley, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusión, el cohecho, la celebración indebida de contratos, el tráfico de influencias, el enriquecimiento ilícito, el prevaricato, los abusos de autoridad, entre otras. 

Funcionario o contratista de la Universidad Nacional de Colombia, al cual se le han asignado bienes para su cuidado, uso y/o administración, según las funciones propias del cargo o del objeto contratado.

Mecanismo para recaudar impuestos (Renta, IVA, Timbre, entre otros) anticipadamente. El efecto sobre los impuestos es que en el momento en el que se declara, estos valores podrán ser deducidos del valor total del impuesto. Para las personas no declarantes, la retención en la fuente será el impuesto.

Diferencia entre el valor del presupuesto apropiado para una vigencia fiscal y el giro de los recursos del aporte de la Nación correspondientes que hace el Ministerio de Hacienda.

(1) Posibilidad de ocurrencia de situaciones que afecten el normal desarrollo de las funciones y que impacten el logro de los objetivos. 
(2) Grado de variabilidad o contingencia del retorno de una inversión. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)          
(3) En el contrato de seguro, probabilidad de ocurrencia de un siniestro. Es la posibilidad de que la persona o bien asegurado sufra el siniestro previsto en las condiciones de póliza. Es el suceso incierto, futuro y susceptible de ser valorado.

Riesgo que surge por la posibilidad de que el deudor no se encuentre en capacidad de cumplir sus obligaciones de pago. 

Contingencia de que una entidad incurra en pérdidas excesivas por la venta de sus activos a descuentos inusuales, con el fin de disponer rápidamente de los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones contractuales.

Contingencia de pérdida o ganancia por la variación del valor de mercado frente al valor registrado de la inversión, producto de cambios en las condiciones del mercado, incluidas las variaciones en las tasas de interés o en las tasas de cambios.

Contingencia de pérdida por el deterioro en la estructura financiera del emisor o garante de un título, que pueda generar disminución en el valor de la inversión o en la capacidad de pago, total o parcial, de los rendimientos o del capital.

Contingencia de pérdida derivada de situaciones de orden legal que puedan afectar la titularidad de las inversiones o la efectiva recuperación de su valor.

Registro Nacional de Turismo. Autorización para comercializar servicios turísticos.

Clasificación del presupuesto público de gastos que lo definen en detalle.

Se presenta cuando el contrato de cuenta corriente, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común a cuerdo entre el banco y el cliente.

Se presenta cuando el contrato de cuenta bancaria o FICS, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común acuerdo entre el banco y el cliente.

Suma algebraica entre la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas, durante un periodo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN, 2010).

Suma algebraica entre la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas, durante un periodo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Corresponde a las diferentes cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos, que de acuerdo con el Plan General de Contaduría Pública vigente, son objeto de enfrentamiento o relaciones entre entidades públicas. 

Documento que genera el SGF – QUIPU y con el cual se le hace entrega de los bienes al responsable asignado para su uso. 

Documento mediante el cual se registra en el SGF – QUIPU el valor del estímulo al que tiene derecho un docente por su participación en un proyecto de extensión. 

Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.

Sistema electrónico mediante el cual los agentes autorizados del sistema financiero y del mercado público de valores pueden acceder, en línea y tiempo real, a los servicios electrónicos que ofrece el Banco de la República para efectuar operaciones de manera ágil, eficiente y segura.

Es la escogencia directa de un proveedor, siempre que se justifique por lo menos una de las condiciones especiales que se definen a continuación:
1. Cuando se trate de servicios profesionales que solo puedan encomendarse a determinada persona natural o jurídica en razón a su capacidad, idoneidad y experiencia relacionada con el objeto a contratar (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
2. Cuando se trate de servicios técnicos y asistenciales, prestados por personas naturales, en actividades materiales no calificadas, siempre y cuando se requieran para el desarrollo de una actividad específica.
3. Cuando la contratación sólo pueda celebrarse con una determinada persona por tratarse de titularidad de patentes, derechos de autor u otros derechos exclusivos; obras de arte, servicios de artistas, museos y/o exposiciones.
4. Cuando se trate de servicios para el desarrollo de cursos, asesorías, estudios, investigaciones, diseños, entre otros; o cuando por la especialización de los trabajos, la experiencia relacionada y/o la confidencialidad de la información a manejar, se requiera de la participación de expertos destacados en su campo.
5. Cuando por subordinación tecnológica existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de bienes de marca determinada.
6. Cuando se requiera la contratación de: servicios de salud y/o de grupos de práctica profesional que cuenten con infraestructura física para prestar servicios de salud y que se encuentran habilitados; de proveedores de medicamentos y suministros hospitalarios y clínicos; o de instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS) consideradas de alta, media y baja complejidad cuya adherencia, calidad, oportunidad, demanda y conveniencia institucional sean determinantes en la prestación del servicio de salud a contratar, sin atención a la cuantía, previa motivación escrita del área solicitante.
7. Cuando se trate de contrataciones para la adquisición de bienes y servicios o alquiler de bienes con campesinos, comunidades y resguardos indígenas o grupos urbanos marginados y en las cuales la Universidad contrate directamente con los mismos, como personas naturales o jurídicas.
8. Cuando se trate de adquisición de semovientes, bienes perecederos, granos y productos alimenticios básicos o semiprocesados.
9. Cuando se trate de adquisición de sustancias y materiales de origen químico, fisicoquímico o bioquímico y de bienes para ser utilizados en actividades experimentales requeridas en proyectos académicos, de investigación científica y/o desarrollo tecnológico, sin importar su cuantía.
10. Cuando se trate de compra o venta de inmuebles, siempre que medie concepto técnico previo favorable de la instancia técnica competente en cada sede.
11. Cuando se trate de arrendamiento de inmuebles o de espacios físicos.
12. Cuando se trate de suministro de servicios públicos domiciliarios o de bienes y servicios con precio regulado por el Gobierno Nacional.
13. Cuando se trate de urgencia manifiesta, es decir, en aquellas situaciones en que por caso fortuito o fuerza mayor no sea posible obtener bienes o servicios mediante un proceso de invitación en el tiempo requerido para atender la eventualidad.
14. Cuando se trate de contratos de empréstito.
15. Cuando se trate de acuerdos de voluntades interadministrativos.
16. Cuando exista un contrato de negociación global de precios, relacionado con el bien o servicio requerido.
17. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
18. Cuando se trate de los recursos que estén bajo el Capítulo IX del presente Manual de Convenios y Contratos.
19. Cuando la Universidad contrate con las personas jurídicas de las que hace parte  (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es la escogencia de un contratista como consecuencia de una invitación a presentar oferta, en forma pública o directamente a varios oferentes (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

Comprende las erogaciones por concepto de amortizaciones, intereses, comisiones y demás gastos para cubrir las obligaciones relacionadas con empréstitos internos o externos. 

Actividad o proceso susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y en el que su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos. Algunos servicios individualizables son: salud, educación, y servicios públicos domiciliarios. Contablemente los servicios individualizables deben ser costeados.

Son actividades que se adelantan por la Universidad Nacional de Colombia a favor de personas naturales y/o jurídicas, en cualquiera de las modalidades de extensión establecidas en el artículo 5 del acuerdo 36 de 2009 del CSU, así como en otras modalidades mediante las cuales la Universidad contrate frente a terceros una obligación de hacer a cambio de una contraprestación (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Corresponde a los derechos que debe pagar el aspirante por la participación en un programa académico de pregrado.

Son servicios que se requieren para el cumplimiento de la gestión de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales que pueden ejecutar personas naturales de nivel profesional, técnico o asistencial.
 No se contemplan dentro de esta categoría los siguientes servicios: profesionales, especializados de asesoría, interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Servicios técnicos o asistenciales prestados por personas naturales, en los cuales predominan las actividades materiales y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica. 

Son aquellos en los cuales prima la naturaleza intelectual y son prestados por una persona natural o jurídica cuya capacidad, idoneidad y experiencia, deben estar relacionadas con el objeto a desarrollar. 

Son aquellos en los cuales predominan las actividades materiales y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es aquel que en vigencia de la relación laboral con la Universidad, le adeuda a la institución sumas de dinero por alguna de las causas establecidas en el presente reglamento. Entran dentro de esta denominación los empleados públicos, los trabajadores oficiales, el personal académico adscrito y no adscrito a la carrera docente, los supernumerarios, los empleados temporales y en general todas aquellas personas tengan un vínculo laboral con la Universidad (Cfr. Resolución 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)

Es el código de un sistema global de distribución utilizado para identificar la ubicación geográfica de una agencia de viajes.

Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas a los procesos de Gestión Financiera y Gestión Administrativa de Bienes y Servicios de la Universidad Nacional de Colombia.

Aplicación del sistema operativo Universitas XXI, desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de administrar información de carácter académico administrativo.

Sistema de información y de Gestión de Activos 

Se denomina siniestro la realización del riesgo asegurado (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Articulo 1072)

Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad de la Procuraduría General de la Nación.

Módulo del Sistema de Información del Sector Solidario (SISS)  que permite realizar el recaudo de cuotas moderadoras, copagos y excedentes a pagar por el paciente.

Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general.

Según el artículo 1º de la Ley 1562 de 2012, el “Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (…)”. De igual forma establece el artículo 2º ibídem, que en forma obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

Consolida las herramientas necesarias para lograr el equilibrio entre los ingresos y los gastos públicos que permitan la sostenibilidad de las finanzas de la Universidad en el mediano plazo, la asignación de los recursos de acuerdo con las disponibilidades de ingresos y las prioridades de gasto y la utilización eficiente de los recursos en un contexto de transparencia.

Recargo a la prima cuando se trata de riesgos agravados.

Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para  identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.

Corresponde a los jefes de área, directores de proyectos, supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o administración y control de espacios que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro, según el caso. Para efectos de este instructivo el solicitante es el responsable del cobro preventivo y persuasivo  de facturas y cuentas de cobro.

Son aquellas que implican la adquisición de bienes y/o servicios cuya implementación y/o puesta en marcha fortalece la infraestructura tecnológica que soporta los procesos estratégicos, misionales, de apoyo o de evaluación de la Universidad. 

Capacidad de pago de una persona o una entidad para responder por su pasivo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

La subasta inversa es un mecanismo de negociación dinámico, por medio del cual se adquieren bienes o servicios de características uniformes y de uso recurrente por parte de las dependencias de la Universidad, en el cual el postor ganador será aquel que ofrezca la mejor relación costo-beneficio para la Universidad, en los términos señalados en el pliego de condiciones. 

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 

Servidor público delegado en calidad de administrador de los portales bancarios de las entidades financieras en las que la Universidad tiene cuentas, para asignar los niveles de acceso. 

Usuario principal designado a la División Nacional de Gestión de Tesorería con acceso a todas las consultas relacionadas con la información registrada en el módulo administrativo de eCollect, con facultad para crear Usuarios Administradores, realizar consultadas y seguimiento de los servicios y usuarios designados a cada Sede, con el fin de obtener información estadística de los servicios ofertados por la Universidad.

Es el servidor público de la Universidad designado para ejercer el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable que garantice el cumplimiento del objeto de una orden contractual o contrato.

Acción y efecto de sobrevaloración por parte del asegurado de los bienes objeto del contrato de seguro.

Interrupción del plazo de ejecución de una orden contractual por razones de fuerza mayor, conveniencia de las partes o interés público, velando porque, en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales. El efecto legal de la suspensión es la interrupción temporal de las principales obligaciones de las partes, como son: el cese de la ejecución de actividades por parte del contratista y la suspensión de la obligación de pago por parte de la Universidad Nacional de Colombia. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable. 

Se presenta por situaciones como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria existente. 

Se presenta por dos situaciones: (1) Como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta o FICS para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria o FICS existente. (2) Cuando se haya culminado un contrato o convenio y no se haga exigible el cierre de la cuenta bancaria por parte del contratante y pueda ser utilizada para otro fin (un nuevo contrato o convenio, entre otros), siempre y cuando la Entidad Financiera permita cambiar la denominación de la cuenta bancaria y sea autorizada la sustitución por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. 

Programa que permite el control de inventarios (entradas, salidas, ventas, compras ajustes, traslados entre bodegas), de los bienes que vende la Editorial de la Universidad Nacional de Colombia.

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Persona titular de la tarjeta débito o crédito.

La tasa de cambio es el precio de la moneda de un país expresado en términos de la moneda de otro país. En otras palabras, la tarifa por la cual una moneda puede cambiarse por otra.

(1) Precio del dinero.
(2) Precio que se paga por utilizar fondos ajenos. Se expresa como un porcentaje que se aplica al monto prestado por unidad de tiempo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Índice o tasa de remuneración de las inversiones que no varía durante el plazo de la inversión.

Índice o tasa de remuneración de la inversión que varía durante el plazo de la inversión, en función de una tasa de referencia del mercado.

Tasa indicativa del precio del dinero en el mercado financiero y de valores.

Tasa que realmente se obtiene (ahorro) o se paga (crédito) al final de un período anual, en el cual se han reinvertido los intereses causados en cada período. 

Medida de rentabilidad de los recursos que permanecen invertidos en un proyecto, indicando la tasa de interés más alta a la cual el proyecto está en equilibrio. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

Tasa que se obtiene  (ahorro) o se paga (crédito) al final de un periodo anual siempre y cuando los rendimientos generados periódicamente no se reinviertan. La tasa nominal divida en los períodos se denomina tasa periódica.

Código que permite identificar a una persona natural o jurídica con la que se realizan transacciones,  o  detallar información contable.  Vgr. Códigos asociados al tipo de bien, códigos asociados a las empresas de la Universidad Nacional de Colombia y al auxiliar general. 

Son términos internacionales de comercio adoptados por compradores y vendedores en transacciones internacionales, utilizados para la interpretación de los términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional. La palabra INCOTERMS viene de la contracción del inglés de: International CommercialTerms (Términos de Comercio Internacional). Estos términos regulan la distribución de documentos, las condiciones de entrega de la mercancía, la distribución de costes de la operación, la distribución de riesgos de la operación, pero no regulan la legislación aplicable a los puntos no reflejados en los Incoterms, ni la forma de pago de la operación.

Títulos de deuda pública doméstica, emitidos por el gobierno y administrados por el Banco de la República.

Son aquellos bienes o souvenirs con la imagen institucional, que son producidos por un tercero por solicitud de la Universidad, con la intención de ser comercializados, distribuidos a precios de no mercado o a título gratuito (a través de un acto administrativo). Por ejemplo: Chaquetas, cuadernos, libretas, relojes, corbatas; entre otros

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla

1. Adecuación: es el cambio de uso de una edificación o parte de ella, garantizando la permanencia del inmueble original.
2. Ampliación: es el incremento del área construida de una edificación existente.
3. Cerramiento: es la actividad tendiente a encerrar permanentemente un predio o parte de él.
4. Demolición: es la actividad tendiente a derribar total o parcialmente una edificación.
5. Intervención de espacio público: es la construcción o modificación de obras para el servicio de la comunidad que garanticen la accesibilidad, movilidad y bienestar. Ejemplo de ellas: vías vehiculares, senderos y andenes peatonales, plazoletas, parqueaderos, canchas deportivas al aire libre, jardines, amoblamiento urbano.
6. Modificación: es la variación del diseño arquitectónico o estructural de una edificación existente sin incrementar su área construida.
7. Obra nueva: es la construcción de una edificación en un terreno no construido.
8. Reforzamiento estructural: es la intervención tendiente a reforzar la estructura de una edificación con el fin de acondicionarla a niveles adecuados de seguridad sismo-resistente de acuerdo con los requisitos de la Ley 400 de 1997 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento.
9. Reparaciones locativas: son aquellas que tienen como finalidad mantener el inmueble en las debidas condiciones de higiene y ornato sin afectar su estructura portante, su distribución interior, sus características funcionales, formales y/o volumétricas. Están incluidas como reparaciones locativas el mantenimiento, la sustitución, restitución o mejoramiento de los materiales de pisos, cielorrasos, enchapes y pintura en general y la sustitución, mejoramiento o ampliación de redes de soporte y la restitución de mobiliario.
10. Restauración: es la recuperación y adaptación de una edificación declarada Bien de Interés Cultural o parte de ella, con el fin de mantener el uso original o permitir el desarrollo de otro uso garantizando la conservación de los valores urbanos, arquitectónicos, estéticos e históricos establecidos en su declaratoria.
Sin perjuicio de las anteriores definiciones los proyectos que requieran permisos de entidades externas, deberán emplear las definiciones que establezca la ley para cada caso.
Los proyectos arquitectónicos, estructurales o de redes de soporte pueden contener uno o más tipos de intervenciones físicas (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

Es la devolución del valor total o parcial del tiquete que hace el transportador al Pasajero en caso del desistimiento voluntario o involuntario del viaje y que podrá estar sometido a determinadas condiciones para su aplicación. La devolución se puede realizar utilizando el mismo medio de pago utilizado para la compra del tiquete. Las tarifas identificadas como no reembolsables, por condiciones tarifarias aceptadas previamente por el Pasajero, no serán reembolsadas.

Actualización de boleto electrónico ya expedido cuando se han hecho cambios en el itinerario.

Documento que debe contener una obligación clara, expresa, actualmente exigible a cargo del deudor. El título ejecutivo es un documento (Por ejemplo: fallo, resolución, sentencia, factura, documento equivalente, pagaré, entre otros.) o conjunto de documentos (Por ejemplo: fallos modificatorios, confirmatorios, providencias que resuelven recursos, etc.) que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo. Entran dentro de esta definición los documentos a que hace referencia el artículo 99 de la Ley 1437 de 2011 y/o las normas que la modifiquen, adiciones o subroguen.

Documento negociable necesario para legitimar y ejercer los derechos en él incorporados. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) tarjeta débito o crédito. 

Activos financieros representativos de una deuda, cuyo tipo de interés es fijo, y que son emitidos a un plazo predeterminado, vgr. bonos, pagarés, TES, CDTs, etc.

Activos financieros representativos de una deuda, cuyo rendimiento varía en relación con el estado financiero y económico de una empresa y con los dividendos decretados por la asamblea de accionistas.

Administrador o Gestor de viajes corporativos

Mecanismo de seguridad, que genera periódica y aleatoriamente un número de caracteres determinado, válido para el acceso y la autenticación del usuario en un portal bancario determinado durante un período corto de tiempo. Este elemento de seguridad, será de uso exclusivo del servidor público al cual se le haya asignado.

 Persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos (Cfr.Código de Comercio, Decreto 410 de 1971,Articulo 1037)

Toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral (Cfr. Decreto 2800 de 2003, Presidencia de la República de Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social). 

Funcionario encargado de negociar las inversiones.

Son los gastos que efectúa la Universidad Nacional de Colombia con fundamento en un mandato legal y que no exigen contraprestación por parte de quienes la reciben. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando la Universidad Nacional de Colombia asume directamente la atención de la misma.

Para efectos de los procedimientos relacionados con el proceso de Gestión de Bienes, se entiende como el registro y actualización en el SGF – QUIPU de: a) la transferencia de la responsabilidad sobre un bien devolutivo entre personas, sedes, empresas o dependencias; b) el cambio de ubicación asignado al bien devolutivo. 

Contracréditos que se hacen a un rubro para acreditar apropiación a otro rubro de manera simultánea.

Esta expresión comprende los derechos de aduana los cuales son todos los impuestos, contribuciones, tasas y gravámenes de cualquier clase, los derechos antidumping o compensatorios y todo pago que se fije o se exija, directa o indirectamente por la importación de mercancías al territorio aduanero nacional y el impuesto sobre las ventas.

Unidad de Gestión de Investigación que administra exclusivamente los recursos destinados a investigación, desarrollo tecnológico, creación artística e innovación, de conformidad con la normatividad vigente.

Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto general de la Universidad Nacional de Colombia, salvo las excepciones que establezca la ley o el presente reglamento (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

La Unidad de gestión general tiene como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos especiales.

Aquella que administra un grupo de recursos definidos en la normatividad interna de la Universidad. tabilidad Pública de la CGN) 

La Unidad de gestión general tienen como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos especiales.

Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

Sistema operativo adquirido por la Universidad Nacional de Colombia en el año 2002. La aplicación de dicho sistema se denomina Sistema de Información Académica (SIA), la cual realiza la gestión de la información académica de la Universidad.

Asenso de clase, es decir, el pasajero tiene la opción de viajar en una clase superior a la adquirida al comprar el tiquete.

Aquél que utiliza un sistema informático, quien  deben identificarse por seguridad para acceder al sistema. 

Servidor público que, previa solicitud del tesorero, tiene la autorización para ingresar a los portales bancarios a realizar consultas sobre los productos autorizados.

Persona que realiza operaciones o consultas en el SGF – QUIPU, como parte del desarrollo de sus actividades.

Persona que tienen a su cargo la administración funcional del SGF – QUIPU en el Nivel Nacional o la Sede y conforma el grupo de soporte. 

Usuario líder del Grupo de Soporte SGF – QUIPU Nivel Nacional, encargado de coordinar las actividades relacionadas con el contrato de mantenimiento al interior de la Universidad. 

Usuario con la facultad para realizar consultas, hacer seguimiento, verificar y conciliar el recaudo correspondiente a pago virtual en el módulo administrativo de PSE. Aplica para todas las tesorerías de Sede, Niveles Centrales, Facultades y Unidades Especiales.  

Usuario que tiene acceso a realizar consultas de los servicios inscritos en el módulo administrativo de eCollect y hacer seguimiento a los mismos. Aplica para todas las áreas de la Universidad Nacional de Colombia que cuenten con servicios inscritos en la plataforma de eCollect.

Ventaja o beneficio para los habitantes de una localidad. Utilidad pública, todo lo que resulta de interés o conveniencia para el bien colectivo, para la masa de individuos que componen el estado; o, con mayor amplitud, para la humanidad en su conjunto.

Proceso a través del cual se corrobora que los registros de los comprobantes contables estén acordes con las parametrizaciones establecidas en el sistema tales como: cuentas, costos, terceros, entre otros.  

Es la contraprestación pactada por el cumplimiento de las obligaciones. Cuando se trate de contraprestaciones económicas, deberán incluirse los impuestos, tasas y gravámenes que se deriven de la suscripción del acuerdo de voluntades.

Cuando se trate de un contrato de valor indeterminado pero determinable, debe establecerse con claridad un monto máximo y los criterios precisos para establecer el valor final del mismo.

Valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma.

Es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad. En una transacción en condiciones de mercado, el valor de mercado y el costo será el mismo si no existen costos asociados a la negociación. El grado en que el valor del mercado cumple los objetivos de la información financiera y las necesidades de información de los usuarios depende de la calidad de la información del mercado y esta, a su vez, depende de las características del mercado en el cual se negocia el activo. El valor del mercado es adecuado cuando se considera improbable que la diferencia entre los valores de entrada y de salida sea significativa o cuando el activo se mantiene para la venta. Para la determinación del valor de mercado, el mercado en el cual se negocia un recurso debe ser abierto, activo y ordenado. Un mercado es abierto cuando no existen obstáculos que impidan a la entidad realizar transacciones en él, es activo si la frecuencia y el volumen de transacciones es suficiente para suministrar información sobre el precio y es ordenado si tiene muchos compradores y vendedores bien informados que actúan sin coacción, de modo que haya garantía de “imparcialidad” en la determinación de los precios actuales (incluyendo aquellos precios que no representan ventas a precios desfavorables). En un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado proporciona información útil, dado que refleja fielmente el valor de los activos de la entidad porque estos no pueden valer menos que el valor de mercado (puesto que la entidad puede obtener ese valor vendiéndolo) ni pueden valer más que el valor de mercado (debido a que la entidad puede obtener un potencial de servicio equivalente o la capacidad de generar beneficios económicos comprando el mismo activo).

Importe en efectivo o el equivalente mediante el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

Suma que se requiere para la construcción y/o reparación, cuando se trate de bienes inmuebles, y/o adquisición, instalación o reparación, cuando se trate de maquinaria y/o equipo de igual clase, calidad, tamaño y/o capacidad de producción, teniendo en cuenta la depreciación física, pero incluyendo el costo de fletes, derechos aduaneros y gastos de montaje, si los hubiere. 

Es el valor presente de los flujos futuros de efectivo que se espera obtener de un activo. El valor en uso equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría la entidad por su disposición al final de la vida útil. El valor en uso es un valor de salida no observable y específico para la entidad. El valor en uso es aplicable a los activos generadores de efectivo y refleja el valor que puede obtenerse de un activo a través de su operación y de su disposición al final de la vida útil. Los activos que se emplean en actividades de generación de efectivo, con frecuencia, proporcionan flujos de efectivo conjuntamente con otros activos. En tales casos, el valor en uso solo puede estimarse al calcular el valor presente de los flujos de efectivo de un grupo de activos. Valor del servicio recuperable (Aplica a Activos no Generadores de Efectivo) es el mayor valor entre el valor de mercado menos los costos de disposición y el costo de reposición.

El que figura como valor nominal de cualquier título valor, sello, billete o moneda. El valor facial puede ser superior, igual o inferior al valor real o de mercado (valor efectivo).

El valor neto de realización es el valor que la entidad puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.

Es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el valor en uso

Procedimiento que busca valorar las inversiones en títulos a su valor del día en caso de ser negociados en el mercado.

Personal de la entidad pública o personas naturales o jurídicas Independientes, que cuenten con la idoneidad y capacidad para realizar informes técnicos de bienes muebles o inmuebles.

Corresponde al valor de los ingresos que recibe la Universidad por venta de servicios en cumplimiento de sus actividades de docencia.

Instrumento informático que permite el trámite electrónico de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas entidades del Estado para la realización de las operaciones específicas de importaciones y exportaciones.  El desarrollo informáticos que soporta la VUCE garantiza la seguridad tecnológica y jurídica de los diferentes trámites al integrar la firma digital y el pago electrónico en línea.

Son aquellas en las cuales la Universidad otorga al comprador un plazo máximo para efectuar el pago por la venta de bienes o servicios, una vez que éstos se han entregado o prestado.

Corresponde a la verificación del reconocimiento y deterioro contable de la cartera y abarca la revisión de la Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo o Evaluación Costo – Beneficio” y su documentación anexa antes de su envío al Comité de Sostenibilidad Contable, según las indicaciones, procedimientos y responsables señalados en el presente instructivo. Esta verificación se incorpora en el “Informe de Verificación Financiera” y refiere el cumplimiento del concepto financiero a que hace referencia el Reglamento Interno de Cartera para determinar la procedencia del castigo de cartera.

Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento

Compromiso que se adquirió con el cumplimiento de los requisitos contractuales y presupuestales, que deben asumirse con cargo al presupuesto disponible de la vigencia en que se pagan, por cuanto feneció la reserva presupuestal que los respaldó en su oportunidad.

Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.

Corresponde a la autorización para asumir obligaciones que excedan la anualidad y que afecten presupuestos de vigencias futuras. Se clasifican en ordinarias y excepcionales.

Comprobante de compra, en donde se establece el valor total de la compra realizada por medio de una tarjeta débito o crédito. 

Red de conexión privada con un servidor corporativo. Una VPN permite establecer una conexión remota segura a un servidor corporativo que está conectado tanto a la LAN (Local Area Network) corporativa como a una red pública, como Internet.

Es un instrumento informático que permite el trámite electrónico de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas entidades del Estado para la realización de las operaciones de comercio exterior. 

Exoneración de penalidad ocasionada por cambios en un tiquete previamente expedido.